E-Procurement – der digitale Einkauf
Seit dem letzten Jahr, in dem viele Unternehmen ihre Prozesse so umgestellt haben, dass möglichst wenig persönlicher Kontakt herrscht, hat die Digitalisierung enorm an Bedeutung gewonnen. Bis 2025 sollen vor allem Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse stärker integriert und automatisiert werden, um hauptsächlich Zeit und Kosten zu sparen. Hierfür wird das Netzwerk des E-Procurement weiter ausgebaut und von immer mehr Unternehmen genutzt. Was E-Procurement genau ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie es in Ihren Geschäftsprozessen implementieren, lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.
Was ist E-Procurement?
Direkt übersetzt bedeutet E-Procurement „Online-Handel für den B2B-Bereich“. Wenn man tiefer in die Thematik eintaucht, ist E-Procurement ein vereinfachterer Prozess, Waren und Dienstleistungen, durch den Einsatz moderner Technologien, zu beschaffen. Dadurch ist es möglich, andere Unternehmen überall auf der Welt zu erreichen und Käufer und Lieferanten zu verbinden. Bei diesem Prozess kommunizieren die Handelspartner konkret über digitale Plattformen miteinander. Dadurch wird unter Anderem Zeit-, Kostenersparnis und Reduzierung von Fehlern gewährleistet.
Bei der herkömmlichen Beschaffung kann es außerdem zur Herausforderung werden, dass Mitarbeiter oder Abteilungen unüberlegte Ausgaben tätigen, indem sie selbst entscheiden, wo sie die Ware kaufen. Das kann durch eine einheitliche unternehmensweite Einkaufsstrategie, die das E-Procurement bietet, verhindert werden.
Welche Vorteile bietet
E-Procurement?
Neben den bereits genannten Vorteilen, wie Zeit- und Kostenersparnis, Reduzierung von Fehlern und eine einheitliche Einkaufsstrategie, gibt es noch weitere nennenswerte Vorteile, die E-Procurement mit sich bringt:
E-Procurement stellt eine Symbiose für interne und externe Parteien dar und gewährleistet so einen einfacheren und schnelleren Datenaustausch
Echtzeit-Transparenz und -übersicht
Aufgrund der schnellen Abrufbarkeit der Ausgaben, hat man einen besseren Überblick und kann diese genau zuordnen
Mithilfe der Automatisierung von Prozessen können z.B. Angebote bequem verglichen werden und die manuelle Eingabe von Bestelldaten entfällt
Die Arbeitszeit wird verringert, da die Beschaffungszeit ebenfalls geringer ist
Durch die vereinfachte Rechteverteilung kann niemand ohne Berechtigung eine Bestellung durchführen
Flexibilität wird gesteigert, da man schnell Angebote vergleichen kann und Online-Bestellungen besser an die Bedürfnisse anpassbar sind
Hohe Informationsqualität, da alle Informationen und Daten digital übermittelt werden
Wie läuft der Prozess von E-Procurement ab?
Verschiedene Systeme von E-Procurement:
Geschlossene Systeme
Bei diesem System können lediglich zwei miteinander verbundene Unternehmen kommunizieren und Geschäfte abwickeln.
Halboffene Systeme
Dieses System wird meist von größeren Händlern benutzt und bietet Kunden ein Portal, wo sie Produkte kaufen können.
Offene Systeme
Diese Systeme werden auch Katalogsystem genannt, weil sie unterschiedliche Kataloge von einer Vielzahl an Anbietern enthalten. Sie sind für viele Nutzer zugänglich, die sich jedoch registrieren müssen, um darauf zugreifen zu können. Anschließend können Käufer dann Angebote vergleichen.
Lieferantensysteme (Sell-Side-Systeme)
Bei einem Lieferantensystem gibt der Lieferant alle Anforderungen und Regeln vor. Er richtet selbst ein System ein und gibt an, wie Bestellungen vorgenommen werden sollen. Dabei hält er jedoch die technischen Anforderungen gering, damit so viele Käufer wie möglich Zugriff darauf haben können.
Beschaffersysteme (Buy-Side-Systeme)
Unternehmen geben hier ein System vor und der Lieferant muss sich daran anpassen. Vor allem hinsichtlich Lieferdatum, Lieferumfang, Wiederholung der Lieferung und technische Anforderungen. Unternehmen können den externen Katalog der Lieferanten über ein Desktop-Purchasing-Ssytem (DPS) in das eigene ERP-System einpflegen und so einfach und schnell Angebote vergleichen.
Elektronischer Marktplatz (Many-to-Many-Systeme)
Hier stellt ein unabhängiger Marktplatzbetreiber ein System zur Verfügung, das als Online-Beschaffungs-Plattform dient. Käufer und Verkäufer können dieses System gegen Bezahlung nutzen.
Sicherheitsaspekte
Bei einem Prozess, der ausschließlich elektronisch erfolgt, gibt es natürlich auch die Frage der Sicherheit. Um diese zu gewährleisten, gibt es ein paar Dinge zu beachten.
Damit die Daten gesichert und nicht für Dritte zugänglich sind, sollte die Datenübertragung nicht über das öffentliche Internet laufen. Hierfür wird Unternehmen und auch Lieferanten empfohlen, eine gesicherte und verschlüsselte VPN-Verbindung zu nutzen.
Bei herkömmlicher Beschaffung ist oftmals das Problem, dass Daten oder Informationen verloren gehen. Dieses Problem tritt bei E-Procurement kaum auf und gewährleistet so eine zulässige Übertragung.
Damit es nicht zu Konflikten kommt und man sicher sein kann, dass beide Parteien (Käufer und Verkäufer) ihre Verpflichtungen einhalten, sollte man eine rechtssichere digitale Signatur erstellen.
Wie setzen einzelne Länder E-Procurement ein?
Italien
Seit Oktober 2019 sind öffentliche Einrichtungen aus dem Gesundheitssektor verpflichtet, Bestellungen elektronisch zu ordern.
Frankreich und Deutschland
Frankreich und Deutschland arbeiten an einem gemeinsamen Standard, das sogenannte Order-X, um Bestellungen künftig digital durchzuführen. Order-X bietet ein einheitliches Format, das beide Seiten nutzen können.
Nordeuropäische Länder
Dänemark wollte bis Januar 2021 Kataloge, Bestellungen und Rechnungen in elektronischer Form umsetzen.
In Schweden haben sich die Behörden 2019 das Ziel gesetzt in den kommenden Jahren auf die elektronische Beschaffung umzustellen.
Norwegen hat sich ebenfalls zum Ziel gesetzt in den Jahren 2020 bis 2024 E-Procurement im öffentlichen Sektor einzusetzen.
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Muzaffer Havcarci
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