Was ist eine elektronische Rechnung?
Wieso spart man dadurch Kosten, Zeit und Personal?
Welche Vorteile birgt die Umstellung auf elektronische Rechnung?
Erfahren Sie, wieso die Umstellung auf digitalisierte Rechnungsprozesse aus den Workflows von Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind und sogar gesetzlich geregelt werden.
In Zeiten der Digitalisierung sind automatisierte und digitalisierte Rechnungsprozesse nicht mehr weg zu denken. Die Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand ermöglicht es, Kosten bis zu 80% gegenüber der Papierrechnung einzusparen. Zudem können Ressourcen wie Personal, Zeit und Rohstoffe eingespart und Fehler minimiert werden.
Wie funktioniert das aber mit dem e-Invoicing? Welche Herausforderungen bringt es mit sich z.B. auch für kleine Unternehmen? Was muss beachtet werden und was ist PEPPOL oder ZUGFeRD? Alles Begriffe, die durch den Raum schweben und Platz für Fragen offenlassen.
Laut der im Mai 2014 in Kraft getretenen Richtline des europäischen Parlaments 2014/55/EU machen immer mehr Länder e-Invoicing zur gesetzlichen Regelung.
Erfahren Sie in unserem e-Invoicing Leitfaden mehr zu diesem Thema und finden Sie die Antwort auf Ihre offenen Fragen.
Eine elektronische Rechnung wird durch ein elektronisches Format ausgestellt, versendet und vom gegenüber empfangen. Eine e-Rechnung hat, die gleichen Gültigkeiten und Inhalte, wie die Papierrechnung. Eine elektronische Rechnung kann durch verschiedene Datenformate abgebildet und versendet werden.
Rechnungen werden immer noch auf Papier gedruckt, kuvertiert, frankiert und mit teurem Porto versendet – nur damit der Rechnungsempfänger die Papierrechnung wieder in sein System digital einspielt, bevor diese bezahlt werden kann. Dieser manuelle Vorgang kostet vor allem Geld, Zeit und Man-Power.
Am 01.07.2011 wurde vom Bundesministerium der Finanzen beschlossen, dass die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt wird. Seitdem kann eine e-Rechnung auch per E-Mail verschickt werden und muss nicht unbedingt signiert werden.
Das Bundesamt für Justiz definiert laut §4a Abs.2 EGovG eine elektronische Rechnung wie folgt:
„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn
Als sogenanntes strukturiertes, elektronisches Format ist eine EDI (= Electronic Data Interchange) Anbindung gemeint.
Eine Rechnung im strukturierten Format ist für das menschliche Auge nicht erkennbar. Diese werden per EDI (= Electronic Data Interchange) in das jeweilige ERP des Kunden übertragen. Diese strukturierte Rechnung muss zunächst visualisiert werden, damit diese weiterbearbeitet werden kann. Im Normalfall geht diese durch die interne Rechnungsprüfung, die Rechnungsfreigabe und muss daraufhin archiviert werden.
Eine Rechnung im hybriden Rechnungsformat ist für das menschliche Auge erkennbar, denn durch die Einbettung einer XML-Struktur in eine PDF-Datei kann die Rechnung visualisiert werden. Ein hybrides Rechnungsformat, wie z.B. eine ZUGFeRD Rechnung kombiniert das strukturierte Format mit der visuellen Darstellung. Eine ZUGFeRD Rechnung enthält eine PDF Datei als Visualisierung für den Menschen und ein XML-Format mit strukturierten Rechnungsdaten.
Elektronische Rechnungen werden mittels EDI oder XML Anbindung versendet und können beim Kunden in verschiedenen Dateiformaten abgebildet werden. Rechnungen können als PDF, XRechnung, ZUGFeRD und vielen anderen Formaten angenommen werden.
e-Invoicing kann doch eigentlich so einfach sein! Wären da nicht die ganzen Begrifflichkeiten wie EDI, ZUGFeRD, PEPPOL etc. Hier klären wir zunächst wie e-Invoicing eigentlich funktioniert!
E-Invoicing ist ein Teil von EDI (=Electronic Data Interchange), dem elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Beim EDI werden beliebig viele Datenformate zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Solche Datenformate können dabei natürlich auch eRechnungen sein.
Doch wie werden eRechnungen ausgetauscht?
Sie möchten eine Rechnung aus Ihrem ERP System an den Kunden senden.
Die Datei wird zunächst von dem INPOSIA e-Invoicing System abgefangen, in den Dateityp Ihres Geschäftspartners konvertiert und in das Eigene und das System Ihres Geschäftspartners transferiert. Dieser Übertragungsvorgang funktioniert auch in die andere Richtung. Vom Geschäftspartner zurück in Ihr ERP System.
Für eine Übertragung von e-Rechnungen braucht Ihr Unternehmen zunächst eine EDI Anbindung im Unternehmen. Eine EDI Anbindung ist auch für kleine und mittelgroße Unternehmen möglich.
Die Digitalisierung des elektronischen Rechnungsversands bringt viele Vorteile mit sich. Der Hauptvorteil ist aber definitiv die Kosteneinsparung für Unternehmen. Der manuelle Rechnungsweg ist sehr aufwendig, kostspielig und zeitaufwendig. Bei der Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand können Unternehmen bis zu 80% gegenüber der Papierrechnung sparen.
Bei der digitalen Ausgangsrechnung sparen Sie sich die Material-, Druck und Portokosten. Zudem können Sie personelle Kapazität einsparen und diese effektiver nutzen. Manuelle Fehlerquellen können reduziert und Rechnungen schneller zugestellt werden. Auf die schnelle Zustellung der Rechnungen folgt eine schnellere Bezahlung, was eine damit erhöhte Liquidität mit sich bringt.
Kosteneinsparung – Einsparung bis zu 80% gegenüber der Papierrechnung durch den Wegfall von Druck- & Portokosten
Sicherheit – Gesetzeskonforme Rechnungsübertragung in über 60 Länder
Ressourceneinsparung – Ressourcen, Zeit, Personal und Rohstoffe werden durch die Umstellung auf einen e-Rechnungsprozess eingespart. Das kommt auch der Umwelt zugute
Flexibilität – Transferieren Sie auch Zahlungsinformationen, Geschäftsbücher, elektronische Transportpapiere u.v.m.
1,53€ / Rechnung beim Rechnungssteller
4€ bis 15€ / Rechnung beim Rechnungsempfänger
1,50€ / Papierrechnung verlorenes Skonto
40.000€ Ersparnis bei Rechnungsaufkommen von 10.000 Rechnungen/Jahr
Sparen Sie 25 Tage Verarbeitungszeit bei Umstellung auf e-Invoicing
Wie oben schon genannt wurde am 01.07.2011 vom Bundesministerium der Finanzen beschlossen, dass die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt wird. Seitdem kann eine e-Rechnung auch per E-Mail verschickt werden und muss nicht unbedingt signiert werden.
Öffentliche Auftraggeber sind sogar laut europäischer Richtlinie 2014/55/EU zur Umsetzung der elektronischen Rechnung verpflichtet.
Die Richtlinie 2010/45/EG regelt den rechtlichen Rahmen von e-Rechnungen für die europäische Union. Jeder Mitgliedstaat regelt seine Rechnungsvorschriften jedoch selbst, wodurch es länderspezifische Unterschiede gibt. Wir helfen Ihnen dabei den Überblick zu behalten, weshalb wir eine Länderliste für e-Invoicing zusammengestellt haben:
In unserer globalisierten und digitalisierten Welt sind Datenübertragungen nicht mehr wegzudenken. Um dem globalisierten Markt im Handel, der Logistik und den steuerlichen Angelegenheiten zu unterstützen, mussten Lösungen für einfachere Managementprozesse her, welche sich an diese Bedingungen knüpfen.
ZUGFeRD (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt und ermöglicht es auch kleinen und mittelständischen Unternehmen Ihre Rechnungen schnell und digital mit Ihren Geschäftspartnern/Lieferanten auszutauschen. Dabei werden die allgemeinen Vorteile vom e-Invoicing wie Wegfall von Material-&Portokosten, automatische Verarbeitung und Kostenreduktion, aufgegriffen.
Das hybride Rechnungsformat, die ZUGFeRD Rechnung, hat sich im B2B Bereich etabliert und ist nun die meistgenutzte Form von e-Rechnungen. Der Hauptvorteil von ZUGFeRD Rechnungen ist, dass die Rechnung als PDF-A/3 (für den Menschen lesbares Format) und gleichzeitig als strukturiertes Rechnungsformat (als XML-Datei für die Maschine) ausgegeben wird.
Durch ZUGFeRD vereinfacht sich Ihre Eingangsbearbeitung, Ihre Rechnungsprüfung sowie die revisionssichere Archivierung.
Außerdem ist die neueste Version ZUGFeRD 2.1/XRechnung zur EU Rechnung konform und erlaubt dadurch das B2G-E-Invoicing.
Kostenreduktion
Rechtssicherheit
Umweltschutz
Automatisierung
Archivierung
Immer mehr Unternehmen schließen sich dem PEPPOL Netzwerk an –
Doch was ist PEPPOL eigentlich?
Das EU-Projekt PEPPOL ermöglicht es internationalen Unternehmen Ihre Kommunikation im Beschaffungsprozess elektronisch abzuwickeln – vom öffentlichen Sektor bis zu privaten Unternehmen. Über das PEPPOL Netzwerk können die Unternehmen, welche an das Netzwerk angeschlossen sind Daten- und/oder Dokumente austauschen, darunter auch die UBL-Rechnung. Transaktionen über PEPPOL erfolgen EU-weit im öffentlichen und privaten Sektor.
Per Zugriff auf das OpenPEPPOL Netzwerk werden die Daten über den PEPPOL Access Point ausgetauscht. Heutzutage sind schon über 80.000 öffentliche und private europäische Unternehmen an das PEPPOL Netzwerk angeschlossen.
INPOSIA ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point und verbindet Kunden mit dem OpenPEPPOL Netzwerk. Dabei ist es möglich Daten sicher und ohne Roaminggebühren über den Zugangspunkt des Empfängers auszutauschen. Sie erhalten eine PEPPOL-ID, mit welcher e-Rechnungen verschickt werden können.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich dem PEPPOL Netzwerk anschließen möchten!
Um auf e-Invoicing umzustellen sollten zunächst die technischen und unternehmensinternen Komponenten Ihres Unternehmens geprüft werden. Intern sollte zudem ein elektronischer Rechnungseingang, ein digitaler Rechnungsworkflow und ein elektronisches revisionssicheres Archiv eingeführt werden. Das sind die Hauptvoraussetzungen neben den technischen Aspekten.
Der VeR (=Verband elektronischer Rechnungen) stellt die Umstellung auf e-Invoicing in 4 Schritten vor:
Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:
INPOSIA unterstützt Sie bei der Umstellung auf e-Invoicing und begleitet Sie während der gesamte Projektphase.
Dann treten Sie mit unseren e-Invoicing Experten in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!