Elektronische Archivierung
EDI-Datenarchivierung leicht gemacht
Archivieren Sie Ihre Daten revisionssicher und nach gesetzlichen Anforderungen.
Rechtliche Vorgaben –
zur revisionssicheren Archivierung
Die Archivierung steuerrechtlich relevanter Dokumente ist in Deutschland stets gesetzlich geregelt, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zur Archivierung von Geschäftsdokumenten, wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen oder sonstigen Unterlagen in elektronischer Form gerecht zu werden.
Aufbewahrungsfrist von Rechnungen
(Gem. §14b Abs. 1 UStG)
- Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung […] zehn Jahre aufzubewahren.
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Ordnungsvorschriften für die Unterlagen
(Gem. §147 Abs. 2 AO, §257 Abs. 3 HGB)
- Unterlagen [können] auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn […] sichergestellt ist, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht […] werden können
- Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Online-Zugriff bei der Auslandsaufbewahrung
(Gem. §14b Abs 4 UStG)
- Bewahrt ein Unternehmer die Rechnungen im [Ausland] elektronisch auf, können die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuerkontrolle über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden.
- Es muss sichergestellt sein, dass die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen unverzüglich über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden können.
Wie läuft die EDI Datenarchivierung bei INPOSIA ab?
INPOSIA setzt im Bereich der Langzeitarchivierung auf einen Cloud Storage Service und bietet hierfür ein integriertes Software Modul in der INPOSIA Suite sowie INPOSIA Cloud an. Objektspeicherservice ist in der Cloud mittels INPOSIA API-Management-Funktionalitäten verfügbar.
Im Folgenden dargestellt stellt Ihnen INPOSIA den Ablauf des e-Archiving-Prozess vor:
INPOSIA ARCHIVE SERVICE
Vorteile der revisionssicheren
EDI-Datenarchivierung
Beliebige Mengen an Daten
speichern und sichern
99,999999999-prozentige Datenhaltbarkeit
in Deutschland (Frankfurt)
Objektsperre und Versionierung als Voraussetzung
für revisionssichere Archivierung
Konfiguration benutzerspezifischer
Zugriffskontrollen für individuelle
Compliance-Anforderungen
mit Identity and Access Management (IAM)
Automatisiertes Löschen
nach Ablauf der Archivierungsdauer
durch eine Lebenszyklusrichtlinie
DSGVO konforme Lösung mit C5-Testierung
des Bundesamt für Sicherheit
in der Informationstechnik (BSI)
Unsere zufriedenen Kunden
Sie sind interessiert an unserer Lösung
zur EDI-Datenarchivierung oder haben Fragen?
Dann treten Sie mit unseren Experten in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Tim Schiemer
INPOSIA e-Archivierung