RPA kann und soll Unternehmen bei der Durchführung der digitalen Transformation unterstützen.
Dabei agiert der RPA-Roboter als ein virtueller Mitarbeiter, der schon vorhandene Anwendungen oder Systeme nutzt, um sich wiederholende Tätigkeiten zu automatisieren. Der Vorteil ist, dass sich diese direkt an die Anwenderschnittstelle in den benötigten Systemen koppeln und dadurch keine Veränderungen in den Geschäftsprozessen vorgenommen werden müssen.
Durch Machine Learning und Künstliche Intelligenz (KI) können im Vorfeld Regeln und Vorgaben für den RPA-Roboter erstellt und festgelegt werden. Die Anwendung von KI erlaubt es dem RPA-Roboter eigens intelligente Entscheidungen zu treffen und flexibel auf verschiedene und unvorhergesehene Situationen zu reagieren.
Die Aufgaben und Prozesse von RPA sind besonders vielfältig. Sie werden dort eingesetzt, wo sich Prozesse wiederholen, bei Wenn/Dann Befehlen oder wenn vorhersehbare Interaktionen mit IT-Prozessen stattfinden.
Kosteneinsparung
Prozessgeschwindigkeit
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Gesteigerte Daten- und Prozessqualität
Abgabe von administrativen Aufgaben
Welche Kostenvorteile hat man mit RPA?
Der wichtigste Vorteil ist die Kosteneinsparung, welche mit RPA einhergeht, denn durch den Einsatz von Software-Robotern können Personalkosten reduziert werden. Die Einstellung von neuen Mitarbeitern, die monotone und immer wiederkehrende Aufgaben erledigen müssen, können vermieden werden und somit Personalkosten eingespart werden. Somit können Mitarbeiter, die Ihre Arbeitszeit damit verbringen stetig wiederkehrende administrative Tätigkeiten durchzuführen, Ihre Zeit nutzen sich mit sinnvolleren Aufgaben zu beschäftigen und die RPA-Technologie diese Aufgaben übernehmen lassen.
Prozessgeschwindigkeit
Ein weiterer ausschlaggebender Vorteil von RPA ist die Prozessgeschwindigkeit.
RPA-Roboter erledigen Aufgaben schneller, als menschliche Manpower das kann, denn dieser ahmt die Durchführung eines Prozessschrittes menschlich nach und kann diesen somit beschleunigen. Auch können Software-Roboter 24/7 eingesetzt werden, wodurch Prozessschritte allgemein beschleunigt und optimiert werden können.
Qualität
Ein Software-Roboter arbeitet qualitativ statt quantitativ. Qualitativ bedeutet, dass menschliche Fehler hier nicht auftreten können, da der Roboter auf seinen Arbeitsschritt programmiert wurde. Bei monotonen Aufgaben passieren Menschen schnelle Leichtsinnsfehler, die mit einer Nacharbeit einhergehen. Dieser gesamte Prozess kann hier mit der RPA-Technologie komplett vermieden werden und den Mitarbeitern können andere Aufgaben zugeordnet werden, die bspw. Ihre Stärken fördern. Wer von lästigen und immer wiederkehrenden Routinearbeiten befreit wurde kann sich auf andere Herausforderungen innerhalb des Unternehmens oder mehr auf seine Kunden konzentrieren.
Durch die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse zeigt sich das hohe Anwendungspotential von RPA.
Bis zu 15% aller im Unternehmen stattfindenden Arbeitsabläufe und Prozesse lassen sich bereits unmittelbar und ohne Veränderungen der internen Struktur durch RPA automatisieren. Dieser Effizienzgewinn wird vor allem durch regelbasierte Prozesse mit geringer Komplexität generiert. Weitere etwa 30% der Arbeitsschritte können nach Neugestaltung von Prozessen durch RPA automatisiert werden.
Dabei geht es überwiegend um nicht standardisierte und nicht regelbasierte Prozesse, aber auch nicht digitalisierte Arbeitsschritte können automatisiert werden. Natürlich lassen sich nicht alle Arbeitsabläufe im Unternehmen durch RPA automatisieren, da der Einsatz von Mitarbeiter gerade bei hoch komplexen und wertschöpfenden Prozessen unvermeidlich ist. Dennoch zeigt die Praxis das große Potential von RPA durch den vermehrten Einsatz und einer Effizienzsteigerung im Unternehmensumfeld.
Robotic Process Automation hat vielfältige Anwendungsgebiete, die einfache Routinearbeiten, aber auch komplexe IT-Anwendungen mithilfe von KI, bearbeiten können. Meist wird RPA aber im Kundenservice eingesetzt, denn dort kommen am häufigsten administrative Aufgaben, über verschiedene Systemanwendungen, vor.
Robotic Process Automation kann in verschieden Prozessbereichen eingesetzt werden.
Dabei gibt es integrierte Kernprozesse und funktionsspezifische Prozesse. Bei Integrierten Kernprozessen sind die einzusetzenden IT-Ressourcen sehr hoch, haben aber auch eine hohe Bedeutung der Prozesse im Unternehmen. Dabei kann RPA in spezialisierten Applikationen, wie dem ERP oder internen CRM-Systemen eingesetzt werden, um die IT-Ressourcen zu entlasten.
Der Fokus von RPA liegt aber bei den untergeordneten und funktionsspezifischen Prozessen, welche oftmals in der Buchhaltung oder im Personalmanagement vorkommen. Der Aufwand der Bearbeitung von solchen untergeordneten Prozessen sind immens hoch, wie z.B. eine Reisekostenabrechnung, der Grad der Spezialisierung in den IT-Lösungen aber relativ niedrig.
Deswegen liegt der Fokus von RPA Prozessen auf administrativen und wiederkehrenden Aufgaben, die den Mitarbeiter entlasten können, um sich mit wichtigeren Business-Prozessen zu beschäftigen, was zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beiträgt.
Dann treten Sie mit uns in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Tim Schiemer
INPOSIA RPA Ansprechpartner