Die passende EDI-Lösung finden
Was versteht man unter EDI und API?
Was ist ein Dokumententyp oder Transportprotokoll?
Was genau geschieht durch Routing und weshalb muss man bestimmte Dokumente konvertieren?
+ 49 721 50 955 0
Die passende EDI-Lösung finden
In der modernen Geschäftswelt ist der effiziente Nachrichtenaustausch mit Geschäftspartnern entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Deswegen steigt die Nachfrage nach zuverlässigen und individuellen Lösungen für den elektronischen Austausch von Daten kontinuierlich an. In diesem Beitrag wollen wir EDI-Grundlagen auffrischen, näher auf verbundene EDI-Prozesse eingehen und die Potentiale einer API-Schnittstelle aufzeigen. So können Sie Vorteile für ihre Prozesse noch einfacher erkennen und optimal festlegen. Unser internationales Spezialisten-Team unterstützt Sie mit unseren smarten Geschäftslösungen auf jedem Schritt ihrer Reise zum digital Champion!
Definition EDI
EDI (= Electronic Data Interchange) beschreibt den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (z.B. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen u.v.m.) auf der Grundlage internationaler Struktur- und Formatstandards. Durch elektronische Datenaustauschprozesse können diese Daten innerhalb oder außerhalb der Unternehmensgrenzen effizient ausgetauscht und weiterverarbeitet werden. Entscheidend bei der Übertragung unterschiedlicher Nachrichtentypen sind der verwendete Dokumentenstandard sowie das zur Übertragung genutzte Protokoll. Im Vergleich zu konventionellen Papier-Dokumenten lassen sich auch in Ihrem Unternehmen mithilfe von elektronischen Dokumenten bedeutende Einsparungen realisieren. Geschäftstransaktionen können nicht nur schneller abgewickelt werden, sondern zuverlässiger und durch minimale Einwirkung des Menschen. Klicken Sie hier um in unserem Ratgeber noch mehr über EDI-Grundlagen zu lernen.
EDI-Dokumententypen
Ein EDI-Dokumententyp beschreibt die individuelle Vorgabe eines bestimmten Dateiformates an den Aufbau und Inhalt eines EDI-Dokumentes (z.B. Rechnung, Bestellung). Unterschiedliche EDI-Formate (z.B. UN/EDIFACT, TRADACOMS, ANSI X.12, VDA, UBL) berücksichtigen die Anforderungen diverser Anspruchsgruppen an die Eigenschaften eines EDI-Dokuments. Einheitliche Dokumentenstandards gewährleisten, dass sowohl das Sender-, als auch das Empfängersystem die ausgetauschten Informationen korrekt interpretieren kann. Klicken Sie hier um in unserem Ratgeber mehr über EDI-Dokumententypen und Transportokolle zu erfahren.
EDI-Transportprotokolle
Transportprotokolle sind verantwortlich für die Übertragung diverser Dokumententypen. Mithilfe unterschiedlicher EDI-Protokolle (z.B. AS2, AS4, OFTP, OFT2, HTTP/HTTPS) erfolgt neben der Übertragung auch die Verschlüsselung einer EDI-Nachricht. Ein Protokolltyp kann als eine Art Sprache interpretiert werden, über die unterschiedliche IT-Systeme miteinander kommunizieren.
Definition API
Unter dem Begriff API (= Application Programming Interface) versteht man wortwörtlich eine Art direkte Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung. Eine API bietet anderen Programmen die Möglichkeit sich direkt an ein System anzubinden, um Informationen zwischen Anwendungen und anderen Programmteilen sowohl standardisiert als auch strukturiert auszutauschen. Klicken Sie hier um in unserem Ratgeber mehr über die Funktion von APIs und deren Potential für Ihr Unternehmen zu erfahren.
Kennen Sie schon unser EDI Whitepaper?
Routing am Beispiel von IDoc
Im Allgemeinen wird die korrekte Übermittlung von EDI-Nachrichten von einem Sender zum jeweiligen Empfänger als Routing bezeichnet. Für das Routing von EDI-Nachrichten müssen Dokumentenformate bestimmte Anforderungen in Struktur, Format und Inhalt erfüllen.
IDoc dient beispielsweise als zentrales Austauschformat zum Import und Export von Geschäftsdokumenten in und aus einem SAP-System. Über eine definierte Schnittstelle im SAP-System können IDoc-Dokumente zwischen SAP-Systemen ausgetauscht werden. Hierfür stehen zwei Varianten zur Verfügung. Entweder über eine textbasierte Variante oder in Form einer XML-Darstellung. Nach dem Export des IDoc-Dokumentes kann dieses sowohl unternehmensintern verwendet, als auch extern an Geschäftspartner übermittelt werden.
Sofern nicht alle Geschäftspartner SAP verwenden, ist die nahtlose Übernahme des IDoc-Dokumentes jedoch nicht immer ohne weiteres möglich. Verwendet ein Geschäftspartner ein anderes ERP-System ist eine Konvertierung des EDI-Dokumentes unumgänglich. Verwendet der Geschäftspartner ein SAP-System können unterschiedliche Dokumentenversionen die Übernahme der Daten ebenfalls verhindern. Ein exportiertes IDoc-Dokument enthält zudem sämtliche Nutzungsdaten des jeweiligen Belegtyps und schließt somit auch SAP-interne Informationen, wie zum Beispiel Partnerrollen, den Verarbeitungsstatus, interne Maßeinheiten oder andere Informationen ein. Diese Informationen sind aber für einen umfassenden EDI-Prozess mit externen Partnern nicht immer geeignet. In der Regel sollen nicht alle Informationen an externe Stellen übermittelt werden, sondern nur die Informationen, die für die Geschäftspartner von Relevanz sind.
Konvertierung am Beispiel von IDoc
EDI-Konverter sind spezifische IT-Lösungen mit deren Hilfe Geschäftsdokumente beispielsweise im IDoc-Format aus einem SAP-System exportiert und anschließend in ein plattformunabhängiges EDI-Format (z.B. EDIFACT) konvertiert werden, das an den EDI-Dienstleister des Geschäftspartners zugestellt werden kann. Die erhaltenen EDIFACT-Daten werden dann vom EDI-Dienstleister des Geschäftspartners in das Importformat des Ziel-ERP-Systems umgewandelt, sodass diese fehlerfrei importiert werden können. Dieser Transfer kann jederzeit auch in die andere Richtung erfolgen.
Lokale EDI-Lösung
Cloud-basierte EDI-Lösungen
Im Fall eines lokalen EDI-Konverters besteht eine Verbindung mit einer lokalen Konvertersoftware die für das Routing, Mapping, Hinzufügen von Signaturen, Aufbauen von Systemverbindungen und Überwachen von Nachrichten zuständig ist. Lokale EDI-Konverter können eine direkte Verbindung zu Partnern ohne eigene EDI-Anbindung herstellen. Intern sind sie allerdings mit einem verhältnismäßig hohen Wartungsaufwand verbunden. Externe Verbindungen zu Netzwerken wie PEPPOL sind meist auch nicht ohne weiteres möglich. Hierfür ist eine Zertifizierung als qualifizierter PEPPOL Acess Point erforderlich. INPOSIA ist als PEPPOL Access Point befugt Kunden an das PEPPOL-Netzwerk anzubinden.
Cloud-basierte EDI-Lösungen sind eine gute Möglichkeit für Unternehmen, die nicht über ausreichende interne Ressourcen verfügen oder ihre Kapazitäten schonen wollen. Durch vereinfachte interne Prozesse stellt eine cloud-basierte Lösung eine kosteneffiziente Option dar. WebEDI ermöglicht zudem auch die Anbindung von Lieferanten, die selbst nicht über EDI-Funktionalitäten verfügen. Drittnetzwerke wie PEPPOL können ebenfalls angebunden werden. Durch cloud-basiertes EDI wird das Auslagern von Nachrichten-Routing und Mapping an einen EDI-Anbieter ermöglicht. Dieser übernimmt den Austausch der Nachrichten mit Ihren Geschäftspartnern – entweder direkt, sofern der Partner über interne EDI-Fähigkeiten verfügt, oder über den Anbieter des Partners.
Kennen Sie schon unser API Management Whitepaper?
EDI via API
Neben der gängigen Transportprotokollen (AS2, OFTP2, SFTP/FTPS) besteht die Möglichkeit, EDI auch via API umzusetzen. Bestimmte Protokolle wie zum Beispiel SFTP oder FTPS liefern keinen Nachweis dafür, dass der Empfänger die gesendete Datei tatsächlich erhalten hat. Damit gestaltet sich die Nachverfolgung eines bestimmten Nachrichtenaustauschs besonders im Falle von Fehlern schwierig. Protokolltypen wie AS2 oder AS4 helfen, diese Einschränkung zu überwinden. Dennoch bietet keines dieser Protokolle eine vollständige Prozessrückverfolgbarkeit. So kann beispielsweise während des Versendens einer Nachricht nur der Zustellstatus der Nachricht bis zum nächsten Netzwerk, aber nicht darüber hinaus verfolgt werden. Im ERP-System wird bei einer ausgehende Nachricht lediglich angezeigt, dass die Nachricht vom EDI-Dienstleister empfangen wurde. Ob die Nachricht jedoch wirklich beim Empfänger eingegangen ist, ist auch beim Einsatz moderner Protokolle wie AS2 oder AS4 nicht ersichtlich.
Der Unterschied zwischen API-Verbindungen und traditionellen Transportprotokollen bzw. Schnittstellen liegt darin, dass der Datenaustausch zwischen ERP-Systemen bzw. einem ERP-System und einem EDI-Dienstleister direkt über eine integrierte Schnittstelle, die API, erfolgt. Metadaten, wie z.B. Informationen über den Zustellungsstatus einer Nachricht gehen nicht verloren. Diese Daten können in der Benutzeroberfläche Ihres ERP-Systems in Echtzeit eingesehen und automatisiert abgerufen werden. Hierdurch wird die Leistungsfähigkeit ihrer B2B-Prozesse signifikant gesteigert und die Fehleranfälligkeit minimiert.
Nutzer können Fehler leicht erkennen und schnell beheben, da Informationen zu EDI-Transferen über API in Echtzeit zur Verfügung stehen. So könnten Sie beispielsweise prüfen, ob eine wichtige Bestellung bei einem ihrer Lieferanten erfolgreich transferiert wurde oder, aufgrund eines Fehlers nicht übermittelt werden konnte. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit die Bestellung erneut zu überprüfen, eventuelle Korrekturen durchzuführen oder die Bestellung erneut auszulösen.
Sie sind interessiert an unserer EDI Lösung und haben Fragen?
Dann treten Sie mit unseren EDI Experten in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Jennifer Muriniti
INPOSIA EDI Spezialistin