ebInterface
nationaler XML-Rechnungsstandard für Österreich
E-Invoicing-Anforderungen
Seit 1. Januar 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung in Österreich Pflicht. In Österreich ansässige Lieferanten müssen seither für alle B2G-Transaktionen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und Bundesbehörden nehmen nur noch elektronische Rechnungen entgegen, die über ein Unternehmensserviceportal (USP) eingereicht werden sollen.
Dabei ist die Zustimmung des Empfängers notwendig. Außerdem ist eine digitale Signatur, die der Empfänger nach dem Erhalt bestätigen muss, vorgesehen, um die Echtzeit und die Integrität sicherzustellen. Allerdings ist die elektronische Signatur nicht obligatorisch.
Elektronische Rechnungen müssen für 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres archiviert werden. Falls man diese im Ausland aufbewahren möchte, ist dies nur zulässig, wenn man online Zugang zu den Rechnungen hat.
BREAKING NEWS: Neue Regelung 2022
Bereits 2020 wurde in Österreich angekündigt, dass das Portal e-Rechnung.gv.at ab dem 1. Januar 2022 keine E-Rechnungen mehr in den Formaten ebInterface 4.0, 4.1 und 4.2 entgegennimmt. Jedoch haben Unternehmen die Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2021 auch noch ältere Versionen zu nutzen, um genügend Zeit für den Umstieg eine der neueren Versionen zu haben. Es wird der Umstieg auf die 6.0-Version empfohlen, jedoch ist der einfachste Weg ein Upgrade auf die Version 4.3, denn diese wird, genau wie die Version 6.0, von ebInterface unterstützt.
Was bedeutet das Einstellen der Versionen 4.0 bis 4.2?
Wenn die genannten Versionen nicht mehr unterstützt werden, fallen auch einige Funktionen davon weg. Das bedeutet, dass Rechnungen in den veralteten Versionen ab dem 1. Januar 2022 nicht mehr
- als e-Rechnungen versendet werden (unabhängig vom Rechnungsempfänger)
- mit dem Test-Upload getestet werden
- als Vorlage im Formular verwendet werden
- bei „Format erklären“ verwendet werden
- beim Testen einer SOAP-Nachricht verwendet werden
- in eine Vorschau-PDF umgewandelt werden
PEPPOL als Alternative
Als Alternative zu dem nationalen Standard ebInterface kann auch PEPPOL verwendet werden, um elektronische Rechnungen zu übertragen. Hierfür müssen die Rechnungen in einem UBL-Format ausgestellt sein. Vor allem bei einem Rechnungsversand außerhalb Österreichs ist PEPPOL eine gute Wahl, da ein ausländischer Rechnungssteller meist keine österreichische Umsatzsteuer-ID besitzt und sich deswegen nicht beim Unternehmen Service Provider registrieren kann. Daher ist es nicht möglich, Rechnungen über ebInterface zu übertragen.
Formate
Generell sind zwei Formate zulässig für die Ausstellung elektronischer Rechnungen:
UBL- und XML-Formate werden auch in vielen anderen Ländern als Standard für die elektronische Rechnungsstellung verwendet. Dadurch wird der globale Austausch elektronischer Rechnungen erleichtert.
Übertragung elektronischer Rechnungen
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten in Österreich, eine elektronische Rechnung zu erstellen und auch zu versenden.
Es ist möglich, die Rechnung manuell über das System E-RECHNUNG.GV.AT hochzuladen. Diese Option bietet sich vor allem an, wenn Lieferanten oder Unternehmen nur selten Rechnungen an den öffentlichen Sektor stellen.
Die andere Möglichkeit ist es, dasselbe System zum automatisierten Austausch von Rechnungen zu verwenden. Diese Variante bietet zwei unterschiedliche Vorgehensweisen. Entweder man nutzt einen Webservice, über den man die Rechnungen in das System E-RECHNUNG.GV.AT hochlädt. Hierbei werden auch die entsprechen zugelassenen Formate unterstützt. Die andere Möglichkeit ist es, das PEPPOL-Netzwerk anstatt eines Webservices zu nutzen. Jedoch ist es hier möglich die Rechnung lediglich im PEPPOL-UBL-Format zu erstellen. Es wird ein zentralisierter öffentlicher PEPPOL Service Metadata Publisher (SMP) verwendet.
Wenn Sie mehr über Webservices oder e-Invoicing in anderen Ländern erfahren wollen, schauen Sie sich gerne auf unserer Webseite um!
VAT/ Mehrwertsteuer Regelungen
Die Mehrwersteuer Regelungen in Österreich bestehen seit 1994 als Teil des Umsatzsteuergesetzes. Damit folgt das Mehrwertsteuersystem den Vorgaben der Europäischen Union, die in den EU-Mehrwertsteuerrichtlinien festgelegt sind. Darin geregelt ist außerdem auch die Pflicht zur Registrierung ausländischer Unternehmen für die Umsatzsteuer, ihre Umsatzsteuererklärungspflichten und Compliance-Regeln.
Rechnungen und Bücher müssen demnach nach genauen Regeln erstellt werden. Dazu gehört:
- Das Ausstellen von Rechnungen mit vorgeschriebenen Angaben laut Umsatzsteuergesetz
- Erstellung von elektronischen Rechnungen
- Archivierung von Büchern und allen nötigen Aufzeichnungen über mindestens sieben Jahre
- Korrekte Rechnungsstellung an Kunden für Waren oder Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den österreichischen Umsatzsteuerregeln zum Zeitpunkt der Lieferung
- Bearbeitung von Gutschriften und anderen Korrekturen
- Verwendung von genehmigten Fremdwährungskursen
Mehrwertsteuersätze*
*Sätze können bedingt durch die Pandemie abweichen
- 20%: Alle steuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen
- 13%: Inlandsflüge, Eintrittskarten für Sportveranstaltungen, Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltungen und Vergnügungsparks, Brennholz, einige landwirtschaftliche Erzeugnisse, Weinherstellung, Schnittblumen und Pflanzen für dekorative Zwecke
- 10%: Lebensmittel, Essen zum Mitnehmen, Wasserversorgung, pharmazeutische Produkte; Inlandstransport (außer Flügen); internationaler und innergemeinschaftlicher Straßen- und Schienenverkehr; Zeitungen und Zeitschriften; gedruckte Bücher; E-Books; Pay- und Kabel-TV; TV-Lizenz; soziale Dienstleistungen; Hausmüllabfuhr; Abfall- und Abwasserbehandlung; Restaurants (außer allen Getränken); Schnittblumen und Pflanzen für die Lebensmittelproduktion; einige landwirtschaftliche Lieferungen; Schriftsteller und Komponisten
- 0%: Innergemeinschaftlicher und internationaler Verkehr (außer Straße und Schiene), Hotelunterbringung
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Muzaffer Havcarci
INPOSIA e-Invoicing-Spezialist
