Elektronische Rechnungen senden und empfangen

Um deutliche Einsparungen realisieren zu können, wurden im Jahr 2014 neue gesetzliche Regelungen für das öffentliche Beschaffungswesen durch die EU-Behörden beschlossen. Durch die Verabschiedung der Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung, werden alle europäischen Regierungsbehörden dazu verpflichtet, strukturierte e-Rechnungen von ihren Lieferanten zu erhalten. Hiervon ist auch Belgien betroffen.

Das primäre Ziel der Richtlinie liegt darin, Kostenvorteile durch den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten in einem strukturierten Format zu nutzen. In Europa sollen hierdurch erhebliche Einsparungen durch die gesteigerte Effizienz des öffentlichen Beschaffungswesens und der zuständigen Regierungsstellen ermöglicht werden. Laut Schätzungen der Europäischen Kommission geben über 250.000 öffentliche EU-Behörden ca.14 % des gesamten BIP für den Erwerb von unterschiedlichen Dienstleitungen (Lieferungen, Bauleistungen, sonstige Dienstleistungen usw.) aus. Jährlich entspricht dies Ausgaben in Höhe von ca. 2 Billionen Euro. In Anlehnung an die zuvor beschriebenen Beschlüsse, ist von einer 1%igen Effizienzsteigerung auszugehen. Dies entspricht einer potenziellen Einsparung in Höhe von 20 Milliarden Euro pro Jahr.

Sowohl Belgien als auch die anderen EU-Länder haben in den letzten Jahren daran gearbeitet, die Einhaltung der 2014/55/EU Richtlinie sicherzustellen, sodass bei allen Beschaffungsvorgängen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), elektronische Rechnungen anstelle von Papierrechnungen verwendet werden.

Trotz der einheitlichen Beschlussfassung zur Standardisierung und Vereinfachung des B2B-Dokumentenaustausch durch elektronische Rechnungsstellung, haben föderale Rechtslandschaften verschiedener Länder zu separaten Regelungen geführt. Dies ist sowohl in Belgien als auch in anderen EU-Ländern der Fall.

Die flämische Regierung hat die Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung umgehend vorgeschrieben. Seit Januar 2015 ist diese Regelung für alle öffentlichen Einrichtungen der Region verbindlich. Lieferanten von zentralen öffentlichen Einrichtungen müssen dort bereits seit Januar 2017, Rechnungen in elektronischer Form versenden. Papierrechnungen in Höhe von über 135.000 Euro werden seit 2018 abgelehnt.

Lieferanten haben seit Januar 2017 die Möglichkeit, auf nationaler Ebene, e-Rechnungen an jede Regierungsstelle zu versenden. Öffentliche Einrichtungen in Belgien müssen seit April 2019 dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Eine weitere Maßnahme, die das Land beschlossen hat, um der Covid-19 Krise entgegen zu wirken ist die Anpassung der Mehrwertsteuer. Daher gilt ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 6% für die Lieferung von Masken und hydroalkoholischen Gelen von 30.Juni-30.September 2021. Im gleichen Zeitraum soll außerdem auch der ermäßigte Zinssatz für ausstehende Mehrwertsteuer-, Zoll- und Verbrauchssteuerschulden gelten. Mehr zu den einzelnen Mehrwertsteuersätzen auch in vielen anderen Ländern können Sie auch in unserer neuen Länderliste übersichtlich einsehen.

Aufgrund des neuen EU-Mehrwertsteuerpakets für elektronischen Handel, hat nun auch Belgien seine Pläne zur Anpassung an die neuen Regelungen veröffentlicht. Die Frist dafür ist auf den 1. Juli 2021 festgelegt. Betroffen davon sind sämtliche Importe im elektronischen Handel, EU-weites Mehrwertsteuer-Reporting im elektronischen Handel und Marktplätze. Der konkrete Gesetzesentwurf trägt die Nr. DOC 55 1820/001 und kann auf französisch und niederländisch nachgelesen werden.

Die spezifischen Änderungen sehen folgendermaßen aus:

• Eine Aufhebung der bisherigen Schwellenwerte für B2C-Fernverkäufe in der EU und die Einführung eines neuen Schwellenswerts von 10.000 zur verpflichtenden Einhaltung der Mehrwersteuer am Ort der Lieferung
• Infolgedessen muss auf alle B2C-Verkäufe, die auf Fernabsatzbasis verkauft werden, die Mehrwertsteuer erhoben werden
• Um belgische Verkäufer zu unterstützen, würde auch hier die One-Stop-Shop-Mehrwertsteuererklärung für alle Verkäufe an EU-Verbraucher in anderen Ländern eingeführt, was eine Erweiterung der bisherigen MOSS-Erklärung darstellt
• Die OSS-Erklärung wird in Belgien vierteljährlich verlangt, zusammen mit einer Aufzeichnung über alle Mehrwertsteuerzahlungen, die 10 Jahre lang aufbewahrt werden muss
• Die Pflicht der Mehrwertsteuer auf alle Importverkäufe an belgische Verbraucher, wodurch der Schwellenwert dafür auf 22€ steigt
• Die Einführung einer neuen Import-One-Stop-Shop-Erklärung, um alle dazugehörigen Importe in jedem EU-Mitgliedsstaaat zu melden

Mehrwertsteuerzahler müssen sich seit dem 12. Juli 2021 zudem noch auf weitere Pflichten einstellen. Die Regierung verlangt nun, dass sich sämtliche Steuerzahler über einen Online-Prozess registrieren müssen. Damit entfällt die bisherige papierbasierte Anmeldung. Die Änderung jeglicher Registrierungsdaten oder die Abmeldung muss dabei ebenfalls zwingend über das elektronische Portal der Steuerverwaltung erfolgen.

Damit trägt Belgien zur zunehmenden Vermeidung von physischen Dokumenten bei, die insbesondere im Kontext der Covid-19 Pandemie ein Gesundheitsrisiko darstellen.

Der elektronische B2G-Rechnungsstellungsprozess wird in Belgien über die Mercurius-Plattform abgewickelt. Mercurius wurde von der belgischen Regierung entwickelt und ist Teil des PEPPOL-Netzwerks. Um Rechnungen oder Gutschriften über die Mercurius -Plattform austauschen zu können, müssen diese Dokumente dem PEPPOL BIS 3.0-Dokumentenformat entsprechen.

Die Grundmethode zur Übermittlung strukturierter e-Rechnung und Gutschriften ist die Verwendung des manuellen Rechnungsformulars auf der Mercurius-Plattform. Die Mercurius-Schnittstelle ermöglicht es belgischen Unternehmen zudem, den Status der versandten Dokumente zu prüfen. Diese Option ist vor allem bei Lieferanten beliebt, die aktuell noch nicht über EDI-Strukturen verfügen und keine Mehrfachbestellungen von öffentlichen Einrichtungen empfangen. Andere Unternehmen meiden diese Methode aufgrund des hohen manuellen Aufwands. Mercurius ist nur für belgische Unternehmen verfügbar.

Im Vergleich zur direkten Übermittlung über die Mercurius-Plattform erfolgt der Dokumententransfer über PEPPOL vollständig automatisiert. Unternehmen profitieren hier von den Zeit- und Kostenvorteilen eines vollautomatischen Nachrichtenaustauschs. Hierfür wird lediglich eine Verbindung zu einem PEPPOL-Acess-Point benötigt. Durch die Verwendung von PEPPOL sind mehrere Verbindungen oder Dienstleister nicht weiter erforderlich, unabhängig davon, mit wie vielen durch PEPPOL verbundenen Unternehmen Dokumente ausgetauscht werden sollen. Dokumente können so mit jedem anderen angeschlossenen Unternehmen und minimalem Aufwand getauscht werden.

Unternehmen, die über eine Verbindung zu einem PEPPOL-Zugangspunkt verfügen, müssen keine Bedenken über den Empfang strukturierter Dokumente haben. Der zuständige Dienstleister sollte dafür sorgen, dass alle notwendigen Abbildungen vorhanden sind, um die empfangenen Dokumente in ein Format zu bringen, welches das Empfänger-ERP-System interpretieren kann. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass nicht alle PEPPOL-Zugangspunkte den gleichen Dienst anbieten. So sind zum Beispiel noch nicht alle Anbieter AS4-kompatibel. Viele Zugangspunkte verfügen zudem über keine API-Anbindung. Dies bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, wie die deutlich verbesserte Datensichtbarkeit oder einfache Fehlerbehebung.

Hermes ist eine Plattform die von der belgischen Regierung als Ergänzung zu Mercurius entwickelt wurde, um PEPPOL-BIS-Dokumente in lesbare Form (XML im PDF-Format) zu übersetzen und via E-Mail zu versenden. Wie der direkte Rechnungsversand über Mercurius, erfordert auch Hermes vom Empfänger manuellen Aufwand, um Rechnung verarbeiten zu können.

Mercurius wird aktuell (direkt oder indirekt über PEPPOL) von ca. 25.000 Wirtschaftsakteuren und knapp 2.000 öffentlichen Auftraggebern verwendet. Über Mercurius wurden bereits über eine Millionen Rechnungen versandt.

Da es in Belgien vorgeschrieben ist, e-Rechnungen für sämtliche B2G-Transaktionen bereitzustellen, ist Belgien im Bereich B2G-Prozessautomatisierung weiter fortgeschritten als andere europäische Länder. Aufgrund der Vorteile, die viele Unternehmen durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung erfahren haben, automatisieren immer mehr Unternehmen ihre Datenaustauschprozesse. Durch die Ausweitung der elektronischen Datenübertragung, werden sowohl EDI als auch elektronische Rechnungsstellungsprozesse in B2B- und B2G-Prozessen immer beliebter.