Was ist EDI?
Was sind EDI Dokumente?
Wie funktioniert EDI?
Welche Vorteile habe ich durch EDI?
Erfahren Sie, wie die Umstellung auf elektronischen Datenaustausch konkret funktioniert und wann es sinnvoll ist, dies im Unternehmen zu implementieren
EDI (= Electronic Data Interchange) dürfte vielen in der Geschäftswelt bereits ein bekannter Begriff sein, und doch nutzen viele Unternehmen diese Technologie noch nicht, obwohl sie viele Vorteile mit sich bringt. EDI, also elektronischer Datenaustausch beschreibt den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (z.B. Bestellungen, Lieferscheine, u.v.m.) in Form von strukturierten Daten, basierend auf festgelegten internationalen Standards. Dadurch ist kein manuelles Eingreifen mehr nötig, da die Daten über Unternehmensgrenzen hinweg und unabhängig von jeglichen Formaten ausgetauscht und weiterverarbeitet werden können.
Erfahren Sie in unserem Leitfaden mehr zu diesem Thema und finden Sie die Antwort auf Ihre offenen Fragen.
Die Funktion von EDI ist eigentlich ganz simpel. Die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem Ihres Geschäftspartners können mittels elektronischem Datenaustausch abgerufen werden, in Sekundenschnelle versendet und im System des Empfängers weiterverarbeitet werden. Die zu transportierenden Daten oder Geschäftsdokumente werden zunächst in ein Standard EDI Format transformiert, welches von allen Transportprotokollen (des Empfängers und Absenders) gelesen und übertragen werden kann.
Dadurch haben Geschäftspartner die Möglichkeit Dokumente auf der ganzen Welt auszutauschen. Somit können diese Dokumente so einfach transferiert werden wie im eigenen ERP-System.
Um Dokumente via EDI zu versenden stehen verschiedene EDI Nachrichtenformate, wie z.B. EDIFACT, ODETTE, ZUGFeRD, SWIFT, ANSI X.12 u.v.m. zur Verfügung. Das international bekannteste Nachrichtenformat ist EDIFACT, welches für branchenübergreifenden elektronischen Datenaustausch verwendet wird.
Um die o.g. EDI Nachrichten zu übermitteln benötigt man Transportprotokolle, wie AS2, AS4, OFTP, HTTPS oder FTP. Mit EDI können die verschiedensten Dokumente versendet werden, von Bestellungen, Rechnungen bis zu Angeboten und Verträgen. Meistens handelt es sich um Geschäfts- und/oder Handelspartner, die im Rahmen des Supply Chain Managements Waren oder Dienstleitungen austauschen.
Der elektronische Datenaustausch bei INPOSIA funktioniert wie folgt: Das Dokument, z.B. Rechnung (INVOIC) wird mit allen notwendigen Informationen aus dem ERP-/Warenwirtschaftsprogramm des Ausstellers erzeugt. Der EDI-Konverter wandelt die Daten in das vereinbarte Format des Empfängers um und übermittelt diese. Sobald die EDI-Nachricht beim Empfänger ankommt, werden die Daten an die ERP-Datenstruktur des Empfängers angepasst und dort verarbeitet.
Der internationale Standard für EDI sind EDIFACT und XML, wobei je nach Branche und Region auch andere Formate genutzt werden, unter anderem:
alle sonstigen strukturierten Datenformate
Durch die Umstellung auf EDI können Sie erhebliche Kostenvorteile mit Ihren Handelspartnern erzielen. Mit jedem Dokument, das durch elektronischen Datenaustausch transferiert wird, erhöht sich demzufolge auch Ihre Einsparung. Somit bringt der elektronische Datenaustausch vor allem aus finanzieller Sicht viele Vorteile mit sich. Dabei kann man allein durch den Wegfall von Druck & Portokosten, gegenüber Papierrechnungen bis zu 80% der Kosten einsparen. Darüber hinaus hat die EU berichtet, dass 120€ pro Rechnung eingespart werden können, indem 10 Minuten weniger Zeit in die Verarbeitung investiert wird.
Kostenoptimierung ist jedoch nicht der einzige Vorteil, den die Umstellung auf EDI mit sich bringt.
Ein EDI Dokument ersetzt in erster Linie das Papierdokument durch ein elektronisches Dokument. Ein EDI Dokument basiert auf einem Standardformat, das der Empfänger und der Absender verwenden. So kann das Dokument vom ERP-Systemen des Senders und Empfängers gelesen und die Information sicher ausgetauscht werden. Ein EDI Dokument kann also eine Bestellung, Rechnung, Bestellanforderung u.v.m. sein. Der internationale und branchenübergreifende Standard beim Transfer von EDI Dokumenten ist EDIFACT.
EDIFACT ist in unserem Zeitalter der Globalisierung der Standard für branchenübergreifenden, internationalen Informationsaustausch. EDIFACT ist dafür zuständig unterschiedliche Geschäftsprozesse, wie Bestellungen, Rechnungen, Zollerklärungen u.v.m. abzubilden und zu transferieren. Insgesamt wurden schon über 200 EDIFACT Nachrichten definiert. Jede EDIFACT-Message wird mit einem einheitlichen und eindeutigen sechsstelligen Kürzel benannt, welches international gleich bleibt.
Mit EDI können auch weitere Dokumente, wie Kontoauszüge, Versandmitteilungen, Angebote, Frachtpapiere u.v.m. transferiert werden. Dadurch erleichtert EDI Ihnen den Dokumentenaustausch mit Ihren Geschäftspartnern und Lieferanten.
Die Digitalisierung fordert heute auch von kleinen und mittelgroßen Unternehmen effizientere Kommunikationsprozesse zwischen Geschäftspartnern und Lieferanten.
Während viele Lieferanten noch auf Büroleichen wie Fax, Excel und co. setzen wird von Geschäftspartnern eine effektivere Übermittlung von Daten gefordert. Wir haben eine Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt, welche mittels WebEDI, durchgängige und nahtlose Prozessketten zwischen Geschäftspartnern bildet. Mit WebEDI können Dokumente, von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnung nahtlos und sicher abgebildet werden sowie der elektronische Datenaustausch vereinfacht werden.
Folgende Vorteile bietet WebEDI:
Unsere Experten lassen Sie währen der Implementierungsphase nicht im Stich. Gemeinsam analysieren wir Ihr EDI Potenzial und erstellen, basierend auf Ihren Anforderungen, einen individuellen Migrationsplan.
Nach der Implementierung führen wir eine ausführliche Testphase durch, in welcher alle Ihre aktuellen und zukünftigen Partner erfasst werden. Sobald wir Ihre Freigabe erhalten haben, beginnen wir mit der Integration der akzeptierten Prozesse in die produktive INPOSIA Umgebung.
Dann treten Sie mit unseren EDI Experten in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Jennifer Muriniti
INPOSIA EDI Spezialistin