Die Funktion von EDI ist eigentlich ganz simpel. Die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem Ihres Geschäftspartners können mittels elektronischem Datenaustausch abgerufen werden, in Sekundenschnelle versendet und im System des Empfängers weiterverarbeitet werden. Die zu transportierenden Daten oder Geschäftsdokumente werden zunächst in ein Standard EDI Format transformiert, welches von allen Transportprotokollen (des Empfängers und Absenders) gelesen und übertragen werden kann.
Dadurch haben Geschäftspartner die Möglichkeit Dokumente auf der ganzen Welt auszutauschen. Somit können diese Dokumente so einfach transferiert werden wie im eigenen ERP-System.
Um Dokumente via EDI zu versenden stehen verschiedene EDI Nachrichtenformate, wie z.B. EDIFACT, ODETTE, ZUGFeRD, SWIFT, ANSI X.12 u.v.m. zur Verfügung. Das international bekannteste Nachrichtenformat ist EDIFACT, welches für branchenübergreifenden elektronischen Datenaustausch verwendet wird.
Um die o.g. EDI Nachrichten zu übermitteln benötigt man Transportprotokolle, wie AS2, AS4, OFTP, HTTPS oder FTP. Mit EDI können die verschiedensten Dokumente versendet werden, von Bestellungen, Rechnungen bis zu Angeboten und Verträgen. Meistens handelt es sich um Geschäfts- und/oder Handelspartner, die im Rahmen des Supply Chain Managements Waren oder Dienstleitungen austauschen.