Perché consente di risparmiare tempo, denaro e personale?
Quali vantaggi comporta il passaggio alla fattura elettronica?
Scoprite perché il passaggio ai processi di fatturazione digitali è diventato una necessità per i flussi di lavoro aziendali e come gli stessi siano addirittura disciplinati a livello legislativo.
Nell’era della digitalizzazione, non si può più prescindere da processi di fatturazione digitali e automatizzati. Il passaggio all’invio delle fatture in formato elettronico consente di risparmiare fino all’80% rispetto al documento cartaceo. Inoltre è possibile risparmiare risorse come personale, tempo e materie prime e ridurre al minimo il margine di errore.
Come funziona la fatturazione elettronica? Quali sono le sfide che comporta, ad esempio nel caso di piccole imprese? A cosa bisogna prestare attenzione e che cosa sono PEPPOL o ZUGFeRD? Sono termini ricorrenti che però lasciano spazio a molte domande.
A seguito della Direttiva 2014/55/UE del Parlamento europeo e del consiglio, entrata in vigore nel maggio 2014, sono sempre più numerosi i paesi che disciplinano a norma di legge la fatturazione elettronica.
La nostra guida sulla fatturazione elettronica intende fornirvi maggiori informazioni su questo argomento e rispondere alle vostre domande.
Una fattura elettronica viene emessa, inviata e ricevuta dal destinatario in un formato elettronico. Una fattura elettronica ha la stessa validità e contiene gli stessi dati di una normale fattura cartacea. Una fattura elettronica può essere creata e inviata con diversi formati di dati.
Le fatture continuano ad essere stampate su carta, imbustate affrancate e spedite a costi elevati, mentre il destinatario deve in ogni caso registrare il documento cartaceo nel proprio sistema informatico prima di potere effettuare i pagamenti. Questo procedura manuale costa denaro, tempo e manodopera.
In data 01/07/2011 il Ministero federale delle finanze tedesco ha decretato che la fattura elettronica può essere equiparata alla fattura cartacea. Da quel momento una fattura elettronica può essere anche inviata per e-mail e non deve necessariamente essere firmata.
Il Ministero federale della giustizia tedesco fornisce, ai sensi del § 4a cpv. 2 della EGovG (Legge tedesca sulla digitalizzazione dell’amministrazione), la seguente definizione di fattura elettronica:
“Una fattura si definisce elettronica quando
Con formato elettronico strutturato si intende un collegamento EDI (= Electronic Data Interchange).
Una fattura in un formato strutturato non può essere letta dall’occhio umano. Viene trasferita al relativo ERP del cliente tramite il sistema EDI (= Electronic Data Interchange). La fattura strutturata deve innanzitutto essere visualizzata affinché si possa procedere alla sua successiva elaborazione. Normalmente il documento viene verificato internamente, approvato e quindi archiviato.
Una fattura in formato ibrido è leggibile dall’occhio umano, perché può essere visualizzata grazie all’incorporazione di una struttura XML in un file PDF. Una fattura in formato ibrido, come ad esempio una fattura ZUGFeRD abbina formato strutturato e visualizzazione grafica. Una fattura ZUGFeRD contiene un file PDF che la rende leggibile per l’uomo e un formato XML con i dati strutturati.
Le fatture elettroniche vengono inviate tramite un collegamento EDI o XML e possono essere visualizzate dal cliente in diversi formati. Le fatture possono essere ricevute come file PDF, XRechnung, ZUGFeRD e in numerosi altri formati.
La fatturazione elettronica può essere davvero semplicissima! Tutta la terminologia specifica, come EDI, ZUGFeRD, PEPPOL e così via, sembra renderla un’impresa impossibile, ma qui vi spieghiamo come funziona davvero la fatturazione elettronica.
La fatturazione elettronica fa parte del sistema EDI= (Electronic Data Interchange), ovvero l’interscambio di dati tra i sistemi informativi delle aziende. Tramite EDI vengono scambiati un grande numero di formati di dati tra i partner commerciali. Questi formati possono ovviamente anche includere le fatture elettroniche.
Ma come avviene lo scambio delle fatture elettroniche?
Volete inviare una fattura ai vostri clienti direttamente dal vostro sistema ERP.
Il file viene innanzitutto identificato dal sistema di fatturazione elettronica INPOSIA, convertito nel tipo di file richiesto dal vostro partner commerciale e trasferito nei vostri due gestionali. Questa procedura di trasferimento funziona anche nell’altra direzione, ovvero dal vostro partner al vostro ERP.
Per l’invio di fatture elettroniche la vostra azienda deve innanzitutto disporre di un collegamento EDI. Un collegamento EDI è possibile anche per le piccole e medie imprese.
La digitalizzazione dell’invio delle fatture elettroniche ha numerosi aspetti positivi. Il principale vantaggio è però decisamente la riduzione dei costi per le aziende. La procedura manuale di fatturazione è molto onerosa in termini di tempo e di denaro. Con il passaggio alla spedizione elettronica delle fatture, le aziende possono risparmiare fino all’80% dei costi rispetto ai documenti cartacei.
Con la trasmissione digitale delle fatture risparmiate sui costi di materiale, stampa e spedizione. Inoltre, il vostro personale può guadagnare tempo e dedicarsi ad attività più costruttive. Si riducono le fonti di errore dovute alla gestione manuale e il ciclo di fatturazione viene velocizzato. Un ricevimento tempestivo delle fatture comporta anche un pagamento più rapido che significa per voi un aumento della liquidità.
Risparmio dei costi – il passaggio all’invio elettronico delle fatture può portare a un risparmio fino all’80% dei costi del processo a confronto di una gestione cartacea.
Sicurezza – risparmiate tempo, personale, materie prime. La digitalizzazione e l’automazione dei vostri processi di fatturazione elettronica miglioreranno l’efficienza della vostra azienda.
Risparmio delle risorse – risparmiate tempo, personale, materie prime. La digitalizzazione e l’automazione dei vostri processi di fatturazione elettronica miglioreranno l’efficienza della vostra azienda.
Flessibilità – non trasferite soltanto le fatture elettroniche, ma anche i dati di pagamento, i libri contabili, i documenti di trasporto elettronici e molto altro.
Risparmio di 1,53 € per fattura per l’emittente
Risparmio tra 4 € e 15€ per fattura per il destinatario
1,50 € di sconto cassa perso per ogni fattura cartacea
Risparmio di 40.000 € in caso di produzione di 10.000 fatture/anno
Risparmio di 25 giorni di lavoro rispetto alla fatturazione cartacea
Come già segnalato, in data 01/07/2011 il Ministero federale delle finanze tedesco ha decretato che la fattura elettronica può essere equiparata alla fattura cartacea. Da quel momento una fattura elettronica può essere anche inviata per e-mail e non deve necessariamente essere firmata.
In base alla direttiva 2014/55/UE per gli appalti pubblici vige l’obbligo di fatturazione elettronica.
La direttiva 2010/45/CE disciplina il quadro giuridico delle fatture elettroniche all’interno dell’Unione Europea. Tuttavia, ogni stato membro ha le proprie normative in materia di fatturazione e per questo motivo ci sono differenze specifiche per ogni paese. Per aiutarvi a mantenere una visione d’insieme abbiamo realizzato un elenco dei paesi con indicazioni per la fatturazione elettronica:
Nel nostro mondo globalizzato e digitale, non si può più prescindere dalla trasmissione dei dati. Per sostenere il mercato globale nel commercio, nella logistica e nelle questioni fiscali, sono necessarie soluzioni gestionali più semplici che tengano conto di queste condizioni.
ZUGFeRD (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ovvero Guida utente centrale del forum tedesco per la fatturazione elettronica) è stato sviluppato dal Forum elektronische Rechnung Deutschland econsente alle piccole e medie imprese di scambiare le fatture in maniera rapida e digitale con i loro partner commerciali/fornitori. In questo modo si sfruttano i vantaggi generali della fatturazione elettronica, come l’eliminazione delle spese per materiale e spedizione, l’elaborazione automatica e la riduzione dei costi.
Il formato ibrido, la fattura ZUGFeRD, si è imposta in ambito B2B ed è ora il formato più utilizzato di fattura elettronica. Il vantaggio principale della fattura ZUGFeRD consiste nella contemporanea emissione della fattura come file PDF-A/3 (leggibile dall’uomo) e in formato strutturato (come file XLM per la macchina).
Grazie a ZUGFeRD vengono semplificate l’elaborazione dei documenti in entrata, la verifica delle fatture e l’archiviazione ai sensi delle disposizioni di legge in materia di sicurezza e tracciabilità.
Inoltre la più recente versione ZUGFeRD 2.1/XRechnung è conforme alla fattura europea e quindi può essere utilizzata per la fatturazione elettronica B2G.
RIDUZIONE DEI COSTI
SICUREZZA DI CONFORMITÀ LEGALE
TUTELA DELL’AMBIENTE
AUTOMAZIONE
ARCHIVIAZIONE
Sempre più aziende aderiscono alla rete PEPPOL.
Ma che cos’è PEPPOL?
Il progetto PEPPOL promosso dall’Unione Europea consente a imprese internazionali di gestire la comunicazione dell’ambito del proprio processo di acquisti in maniera elettronica: dal settore pubblico fino alle aziende private. Tramite la rete PEPPOL le imprese che fanno parte della, possono scambiarsi dati o documenti, tra cui anche la fattura in formato UBL. Le transazioni tramite PEPPOL avvengono nel settore pubblico e privato in tutta l’Unione Europea.
I dati vengono interscambiati tramite il PEPPOL Acces Point accedendo alla rete OpenPEPPOL. Ad oggi, già più di 80.000 imprese europee pubbliche e private sono connesse alla rete PEPPOL.
INPOSIA è un access point PEPPOL certificato e collega i clienti alla rete OpenPEPPOL. In questo modo è possibile scambiare dati tramite il punto di accesso del destinatario in maniera sicura e senza costi di roaming. Ricevete un PEPPOL ID che vi consente di spedire la fatture.
Contattateci se desiderate connettervi alla rete PEPPOL.
Per il passaggio alla fatturazione elettronica è innanzitutto necessario verificare i componenti tecnici e interni della vostra azienda. Deve inoltre essere introdotto in azienda un ingresso elettronico per le fatture, un flusso di lavoro elettronico per la fatturazione e un archivio elettronico ai sensi delle disposizioni di legge in materia di sicurezza e tracciabilità. Questi sono infatti i principali prerequisiti che affiancano gli aspetti puramente tecnici.
Il VeR (= Verband elektronischer Rechnungen ovvero l’Associazione per la fatturazione elettronica tedesca) indica 4 fasi per il passaggio alla fatturazione elettronica:
“Il normale processo di transizione alla fatturazione elettronica si compone delle quattro fasi indicate di seguito:
INPOSIA vi supporta nel passaggio alla fatturazione elettronica e vi accompagna in tutte le fasi del progetto.
Siete interessati alla fatturazione elettronica di INPOSIA e avete domande? Contattate uno dei nostri esperti di fatturazione elettronica. Siamo a vostra disposizione: al telefono, per e-mail o di persona presso di voi.
Mario Bussi
Specialista in fatturazione elettronica