Spiegazione di EDI
Documenti EDI
Funzionamento di EDI
Vantaggi di EDI
In quest’area è possibile comprendere l’effettivo funzionamento della conversione allo scambio dati elettronico e i casi in cui risulta intelligente implementare EDI in azienda
EDI (= Electronic Data Interchange) è probabilmente un termine già noto a molti operatori del mondo degli affari. Tuttavia, molte aziende non sfruttano ancora questa tecnologia, anche se offre molti vantaggi. EDI (Electronic Data Interchange), cioè lo scambio dati elettronico descrive lo scambio in modo elettronico di documenti commerciali, come ad esempio ordini, bolle di consegna, ecc., sotto forma di dati strutturati in base a standard internazionali predefiniti. In questo modo, gli interventi manuali risultano superflui perché è possibile scambiare ed elaborare i dati in maniera trasversale alle aziende e a prescindere da qualsiasi formato.
Per ottenere maggiori informazioni su questo argomento, consultate le direttive EDI aziendali e ricercare la risposta ad eventuali domande aperte.
In effetti il funzionamento di EDI è semplicissimo. È possibile accedere ai dati del gestionale articoli di un partner commerciale tramite EDI, trasmetterli nel giro di pochi secondi ed elaborarli nel sistema del destinatario. I dati o i documenti commerciali da trasmettere vengono innanzitutto convertiti in un formato EDI standard, che tutti i protocolli di comunicazione (del destinatario e del mittente) sono in grado di leggere e tramettere.
In questo modo, i partner commerciali hanno la possibilità di scambiare documenti in tutto il mondo. Utilizzando EDI è possibile trasmettere questi documenti con la stessa facilità del sistema ERP in dotazione.
Per inviare documenti tramite EDI, sono disponibili vari formati dei messaggi EDI, come ad esempio EDIFACT, ODETTE, ZUGFeRD, SWIFT, ANSI X.12 e molti altri. Il formato dei messaggi maggiormente conosciuto a livello internazionale è EDIFACT, utilizzato per lo scambio dati elettronico tra i settori industriali.
Per trasmettere i messaggi EDI, sono necessari protocolli di comunicazione, come ad esempio AS2, AS4, OFTP, HTTPS o FTP. Grazie ad EDI è possibile trasmettere una vastissima gamma di documenti, a partire da ordini e fatture fino a offerte e contratti. Nella maggior parte dei casi, si tratta di soci e/o parti commerciali che si scambiano beni o servizi nell’ambito della gestione della catena di fornitura.
Il funzionamento dello scambio dati elettronico presso INPOSIA è descritto di seguito. Un documento, ad esempio la fattura (INVOIC) viene generato con tutte le informazioni necessarie dal programma ERP / gestionale dell’emittente. Il convertitore EDI trasforma i dati nel formato concordato con il destinatario ed esegue la loro trasmissione. Non appena il messaggio EDI arriva al destinatario, i dati vengono adattati alla struttura dati ERP del destinatario in cui si verifica la loro elaborazione.
Gli standard internazionali per EDI sono EDIFACT e XML anche se si utilizzano altri formati a seconda del settore e della regione, tra cui:
all other structured data formats
Grazie alla conversione in EDI è possibile ottenere notevoli vantaggi in termini di costi per le parti commerciali. Inoltre, ogni documento trasmesso tramite lo scambio dati elettronico aumenta questo risparmio. In questo modo EDI produce molti vantaggi, soprattutto dal punto di vista finanziario. Infatti, è possibile risparmiare fino all’80% dei costi in confronto alla fatturazione cartacea semplicemente eliminando i costi di stampa e di spedizione. Inoltre, la UE ha riportato che è possibile risparmiare 120 € per ogni fattura dedicando 10 minuti in meno all’elaborazione.
Tuttavia, i vantaggi in termini di costi non rappresentano gli unici vantaggi del passaggio ad EDI.
Un documento EDI sostituisce in primo luogo il documento cartaceo con un documento elettronico. I documenti EDI che vengono trasmessi comprendono un formato standard utilizzato dal destinatario e dal mittente. In questo modo i sistemi ERP del mittente e del destinatario possono leggere questi documenti scambiando le informazioni in modo sicuro. Un documento EDI può essere un ordine, una fattura, una richiesta d’acquisto, ecc. EDIFACT è lo standard internazionale e intersettoriale per il trasferimento di documenti EDI.
Nell’era della globalizzazione, EDIFACT rappresenta lo standard per lo scambio di informazioni a livello internazionale e intersettoriale. EDIFACT è responsabile della rappresentazione e del trasferimento dei vari processi aziendali, come ad esempio ordini, fatture, dichiarazioni doganali. ecc. Sono già stati definiti complessivamente oltre 200 messaggi EDIFACT. Tutti i messaggi EDIFACT vengono definiti con un’abbreviazione uniforme e univoca a sei cifre che rimane invariata a livello internazionale.
Utilizzando EDI è possibile trasmettere anche altri documenti, come ad esempio estratti conto, avvisi di spedizione, offerte, documenti di trasporto ecc. EDI semplifica lo scambio di documenti con le parti commerciali e i fornitori.
Al giorno d’oggi la digitalizzazione richiede processi di comunicazione più efficienti tra partner commerciali e fornitori, anche da parte delle piccole e medie imprese.
Mentre molti fornitori si affidano ancora a tecnologie desuete da ufficio, come ad esempio fax, Excel e simili, le parti commerciali richiedono una trasmissione dei dati più efficace. INPOSIA ha sviluppato una soluzione per le piccole e medie imprese che attraverso WebEDI genera sequenze di elaborazione continue ed interrotte tra le parti commerciali. Grazie a WebEDI è possibile rappresentare la documentazione, a partire dalla conferma d’ordine fino alla fattura, in modo continuo e sicuro semplificando lo scambio dati elettronico per le aziende più piccole.
WebEDI offre i seguenti vantaggi:
Gli esperti EDI di INPOSIA non piantano in clienti in asso durante la fase di implementazione di EDI. Insieme ai clienti, eseguono un’analisi del potenziale EDI e creano un programma di migrazione personalizzato basato sui requisiti EDI specifici.
Al termine dell’implementazione, INPOSIA esegue una dettagliata fase di collaudo in cui si registrano tutti i partner commerciali correnti e futuri. Non i clienti forniscono l’approvazione, si avvia l’integrazione dei processi convalidati nell’ambiente produttivo INPOSIA.
Mettetevi in contatto con i nostri esperti EDI . Saremo lieti di aiutarvi. Per telefono, e-mail o di persona presso la vostra sede!
Mario Bussi
Specialista EDI