In effetti il funzionamento di EDI è semplicissimo. È possibile accedere ai dati del gestionale articoli di un partner commerciale tramite EDI, trasmetterli nel giro di pochi secondi ed elaborarli nel sistema del destinatario. I dati o i documenti commerciali da trasmettere vengono innanzitutto convertiti in un formato EDI standard, che tutti i protocolli di comunicazione (del destinatario e del mittente) sono in grado di leggere e tramettere.
In questo modo, i partner commerciali hanno la possibilità di scambiare documenti in tutto il mondo. Utilizzando EDI è possibile trasmettere questi documenti con la stessa facilità del sistema ERP in dotazione.
Per inviare documenti tramite EDI, sono disponibili vari formati dei messaggi EDI, come ad esempio EDIFACT, ODETTE, ZUGFeRD, SWIFT, ANSI X.12 e molti altri. Il formato dei messaggi maggiormente conosciuto a livello internazionale è EDIFACT, utilizzato per lo scambio dati elettronico tra i settori industriali.
Per trasmettere i messaggi EDI, sono necessari protocolli di comunicazione, come ad esempio AS2, AS4, OFTP, HTTPS o FTP. Grazie ad EDI è possibile trasmettere una vastissima gamma di documenti, a partire da ordini e fatture fino a offerte e contratti. Nella maggior parte dei casi, si tratta di soci e/o parti commerciali che si scambiano beni o servizi nell’ambito della gestione della catena di fornitura.