Qu’est-ce qu’une facture électronique?
Pourquoi cela permet-il d’économiser des coûts, du temps et du personnel?
Quels sont les avantages du passage à la facturation électronique?
Découvrez pourquoi la conversion aux processus de facturation numérisée est devenue une partie intégrante des flux de travail des entreprises et est même réglementée par la loi.
À l’heure de la numérisation, les processus de facturation automatisés et numérisés sont indispensables. Le passage à l’envoi de factures par voie électronique permet d’économiser jusqu’à 80 % des coûts par rapport aux factures papier. En outre, cela permet d’économiser les ressources telles que personnel, temps et matières premières et de réduire les erreurs.
Mais comment fonctionne la facturation électronique ? Quels sont les défis également pour les petites entreprises ? Que faut-il considérer et que sont PEPPOL et ZUGFeRD ? Tous ces concepts sont suspendus dans l’espace et suscitent de nombreuses questions.
Conformément à la directive 2014/55/UE du Parlement européen, entrée en vigueur en mai 2014, de plus en plus de pays font de la facturation électronique une obligation légale.
Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre guide sur la facturation électronique et trouvez la réponse à vos questions.
Une facture électronique est éditée, envoyée et reçue par un tiers en utilisant un format électronique. Une facture électronique comporte les mêmes contenus et présente la même validité qu’une facture papier. Une facture électronique peut être reproduite et envoyée sous différents formats de données.
Les factures sont toujours imprimées sur papier, mises sous enveloppe, affranchies et envoyées avec un affranchissement coûteux – uniquement pour que le destinataire de la facture puisse réinjecter numériquement la facture papier dans son système avant qu’elle ne puisse être réglée. Ce processus manuel coûte avant tout de l’argent, du temps et des ressources humaines.
Le 1er juillet 2011, le Ministère fédéral allemand des finances a décidé que la facture électronique serait assimilée à la facture papier. Depuis, une facture électronique peut être également envoyée par courrier électronique et ne doit pas être nécessairement signée.
L’Office fédéral de la justice définit, conformément à l’article 4a, paragraphe 2, de la loi pour la promotion de l’administration électronique Egovg, une facture électronique comme suit :
« Une facture est électronique lorsque
Par format structuré électronique on entend une connexion EDI (= Electronic Data Interchange/échange de données informatisées).
Une facture au format structuré n’est pas visible à l’œil nu. Celle-ci est transférée via EDI (= Electronic Data Interchange) dans l’ERP respectif du client. Cette facture structurée doit d’abord être visualisée pour pouvoir être traitée. Normalement, cela passe par la vérification interne, la validation et ensuite l’archivage de la facture.
Une facture au format hybride est visible à l’œil nu, car celle-ci peut être visualisée en intégrant une structure XML dans un fichier PDF. Un format de facture hybride, telle qu’une facture ZUGFeRD, combine le format structuré et la représentation visuelle. Une facture ZUGFeRD comporte un fichier PDF pouvant être visualisé par les individus et un format XML avec les données de la facture structurées.
Les factures électroniques sont envoyées via une connexion EDI ou XML et peuvent être consultées par le client dans différentes formats de données. Les factures peuvent être acceptées aux formats PDF, XRechnung, ZUGFeRD et sous de nombreux autres formats.
La facturation électronique peut être aussi simple que cela ! Nous expliquons d’abord comment fonctionne la facturation électronique, à défaut d’expliquer toute la terminologie comme EDI, ZUGFeRD, PEPPOL, etc.
La facturation électronique est un élément de l’échange de données électronique entre entreprises, EDI (= Electronic Data Interchange). Avec l’EDI, un nombre illimité de formats de données peuvent être échangés entre partenaires commerciaux. De tels formats de données peuvent bien sûr également être des factures électroniques.
Mais comment les factures électroniques sont-elles échangées?
Vous souhaitez envoyer une facture à votre client depuis votre système ERP.
Le fichier est d’abord récupéré par le système de facturation électronique INPOSIA, converti au type de fichiers de votre partenaire commercial et transféré dans votre système et celui de votre partenaire commercial. Ce processus de transfert fonctionne également dans le sens inverse. Du partenaire commercial à votre système ERP.
Votre entreprise doit avoir une connexion EDI pour pouvoir transférer des factures électroniques. Une connexion EDI est également possible pour les PME.
La numérisation de l’envoi de factures par voie électronique a plusieurs avantages. Le principal avantage est dans aucun doute l’économie de coûts pour l’entreprise. La facturation manuelle est très lourde, coûteuse et fastidieuse. Les entreprises peuvent économiser jusqu’à 80 % en passant à l’envoi de facture par voie électronique par rapport aux factures papier.
Avec les factures en sortie numérique, vous économisez des coûts de matériel, d’impression et d’affranchissement. De plus, vous pouvez également économiser sur les capacités personnelles et les utiliser plus efficacement. Les sources d’erreur manuelle peuvent être réduites et les factures distribuées plus rapidement. Une distribution rapide des factures permet leur règlement plus rapide, ce qui augmente les liquidités.
Économie de coûts – la conversion à l’envoi électronique de factures permet d’économiser jusqu’à 80 % des coûts de processus par rapport aux processus papier.
Sécurité – échange de données numériques simple et sécurisé avec transmission légale dans plus de 60 pays.
Économie de ressources – économisez les ressources telles que temps, personnel et matières premières. Numérisez et automatisez votre processus de facture électronique et devenez plus efficace.
Flexibilité – transférez non seulement vos factures électroniques mais également des informations de paiement, les livres comptables, les documents de transport électronique et plus encore.
1,53 € d’économie par facture pour l’émetteur
4 € à 15 € d’économie par facture pour le destinataire
1,50 € de remise perdue par facture papier
40 000 € d’économie sur un volume de facturation de 10 000 factures par an
Économie de 25 jours sur le traitement des factures papier
Comme évoqué précédemment, le 1er juillet 2011, le Ministère fédéral allemand des finances a décidé que la facture électronique serait assimilée à la facture papier. Depuis, une facture électronique peut être également envoyée par courrier électronique et ne doit pas être nécessairement signée.
Selon la directive européenne 2014/55/UE, les pouvoirs adjudicateurs sont même tenus de mettre en œuvre la facture électronique.
La directive 2010/45/CE réglemente le cadre juridique des factures électroniques de l’Union européenne. Cependant, chaque État membre réglemente ses propres règles comptables, ce qui entraîne des différences spécifiques à chaque pays. Nous vous aidons à garder une trace des raisons pour lesquelles nous avons compilé une liste de pays pour la facturation électronique :
Dans notre monde globalisé et numérisé, la transmission de données est indispensable. Afin de soutenir le marché mondialisé en matière de commerce, de logistique et de fiscalité, il a fallu trouver des solutions pour simplifier les processus de gestion liés à ces conditions.
ZUGFeRD (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland/Guide de l’utilisateur central du forum facture électronique en Allemagne) a été développé par le Forum elektronische Rechnung Deutschland et permet également aux petites et moyennes entreprises d’échanger rapidement et numériquement leurs factures avec leurs partenaires commerciaux/fournisseurs. Les avantages généraux de la facturation électronique, tels que la suppression des frais de matériel et d’envoi, le traitement automatique et la réduction des coûts, sont pris en compte.
Le format de facture hybride, la facture ZUGFeRD, s’est établi dans le secteur B2B et est désormais la forme la plus utilisée de facture électronique. Le principal avantage des factures ZUGFeRD est que la facture est éditée simultanément en format PDF-A/3 (format lisible par les individus) et en format structuré (fichier XML pour machine).
Grâce à ZUGFeRD le traitement de vos entrées, le contrôle des factures et l’archivage sécurisé sont simplifiés.
De plus, la dernière version de la facture ZUGFeRD 2.1/X est conforme à la facture de l’UE et permet ainsi la facturation électronique B2G.
RÉDUCTION DES COÛTS
SÉCURITÉ JURIDIQUE
PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT
AUTOMATISATION
ARCHIVAGE
De plus en plus d’entreprises se connectent au réseau PEPPOL.
Mais qu’est-ce que le réseau PEPPOL ?
Le projet européen PEPPOL permet aux entreprises internationales de traiter leur communication par voie électronique dans le processus de passation des marchés – du secteur public aux entreprises privées. Les entreprises connectées au réseau peuvent échanger des données et/ou des documents via le réseau PEPPOL, y compris la facture UBL. Les transactions via PEPPOL se font dans toute l’Union européenne dans les secteurs public et privé.
Lors de l’accès au réseau OpenPEPPOL, les données sont échangées via le point d’accès PEPPOL. Aujourd’hui, plus de 80 000 entreprises européennes publiques et privées sont déjà connectées au réseau PEPPOL.
INPOSIA est un point d’accès certifié PEPPOL et connecte les clients au réseau OpenPEPPOL. Il est possible d’échanger des données en toute sécurité et sans frais d’itinérance via le point d’accès du destinataire. Vous recevez un identifiant PEPPOL avec lequel vous pourrez envoyer des factures électroniques.
Contactez-nous si vous souhaitez vous connecter au réseau PEPPOL!
Pour passer à la facturation électronique, les composants techniques et internes de votre entreprise doivent d’abord être vérifiés. En interne, une réception de facture électronique, un flux de travail de facture numérique et une archive électronique sécurisée devraient également être introduits. Ce sont les principales exigences en plus des aspects techniques.
Le VeR ((=Verband elektronischer Rechnungen/association en matière de factures électroniques) présente la conversion à la facturation électronique en quatre étapes :
« La procédure de projet habituelle pour le passage à la facturation électronique comprend les phases suivantes :
INPOSIA vous accompagne dans le passage à la facturation électronique et vous accompagne pendant toute la phase du projet.
Nous serons ravis de vous aider. Par téléphone, par courriel ou en personne sur votre site!
Lionel Jorand
Responsable commercial / Sales manager