E-Procurement – achat numérique
Depuis l’année dernière, lorsque de nombreuses entreprises ont réorganisé leurs processus pour minimiser les contacts en face à face, la numérisation a pris une importance considérable. D’ici 2025, en particulier les processus d’approvisionnement et de facturation, devront être davantage intégrés et automatisés, principalement pour économiser du temps et des coûts. À cette fin, le réseau d’approvisionnement électronique sera encore étendu et utilisé par de plus en plus d’entreprises. Pour savoir ce qu’est exactement l’e-procurement, quels avantages il offre et comment le mettre en œuvre dans vos processus d’entreprise, lisez l’article de blog suivant.
Qu‘est-ce que l’e-procurement ?
Traduit directement, l’e-procurement signifie “commerce en ligne pour le secteur B2B”. En approfondissant le sujet, l’e-procurement est un processus simplifié d’acquisition de biens et de services, grâce à l’utilisation des technologies modernes. Il est ainsi possible d’entrer en contact avec d’autres entreprises partout dans le monde et de mettre en relation acheteurs et fournisseurs. Dans ce processus, les partenaires commerciaux communiquent concrètement entre eux via des plateformes numériques. Cela permet, entre autres, de gagner du temps, de réaliser des économies et de réduire les erreurs.
Dans le cadre de l’approvisionnement traditionnel, il peut également arriver que des employés ou des services dépensent de manière inconsidérée en décidant eux-mêmes où acheter les marchandises. Cela peut être évité par une stratégie d’achat uniforme à l’échelle de l’entreprise, ce qu’offre l’e-procurement.
Quels sont les avantages de
l’e-procurement ?
Outre les avantages déjà mentionnés, tels que les économies de temps et de coûts, la réduction des erreurs et une stratégie d’achat unifiée, l’approvisionnement électronique présente d’autres avantages notables :
L’e-procurement offre une symbiose entre les parties internes et externes, garantissant un échange de données plus facile et plus rapide
Transparence et vue d’ensemble en temps réel
Grâce à la possibilité de retrouver rapidement les dépenses, on dispose d’une meilleure vue d’ensemble et on peut les répartir avec précision
Grâce à l’automatisation des processus, les offres peuvent être comparées facilement, par exemple, et la saisie manuelle des données de commande n’est plus nécessaire
Le temps de travail est réduit, tout comme le temps d’approvisionnement
La répartition simplifiée des droits signifie que personne ne peut passer une commande sans autorisation
La flexibilité est accrue car vous pouvez comparer rapidement les offres et les commandes en ligne en fonction de vos besoins personnalisé
Qualité élevée de l’information, car toutes les informations et les données sont transmises numériquement
Quel est le processus d’e-procurement ?
Différents systèmes d’e-procurement :
Systèmes fermés
Dans ce système, seules deux entreprises liées peuvent communiquer et effectuer des transactions.
Systèmes semi-ouverts
Ce système est surtout utilisé par les grands détaillants et fournit aux clients un portail où ils peuvent acheter des produits.
Systèmes ouverts
Ces systèmes sont également appelés systèmes de catalogues car ils contiennent différents catalogues provenant de divers fournisseurs. Ils sont accessibles à de nombreux utilisateurs, mais ceux-ci doivent s’inscrire pour y accéder. Les acheteurs peuvent alors comparer les offres.
Systèmes de fournisseurs (Sell-Side-Systems)
Dans un système de fournisseurs, le fournisseur spécifie toutes les exigences et les règles. Il met lui-même en place un système et précise comment les commandes doivent être passées. Il veille toutefois à ce que les exigences techniques soient peu élevées afin que le plus grand nombre possible d’acheteurs puissent y avoir accès.
Systèmes d’approvisionnement (Buy-Side-Systems)
Les entreprises spécifient ici un système et le fournisseur doit s’y adapter. Notamment en ce qui concerne la date de livraison, l’étendue de la livraison, la répétition de la livraison et les exigences techniques. Les entreprises peuvent entrer le catalogue externe des fournisseurs dans leur propre système ERP via un système d’achat de bureau (DPS) et ainsi comparer les offres rapidement et facilement.
Marché électronique (Many-to-Many-Systems)
Ici, un opérateur de marché indépendant fournit un système qui sert de plateforme d’approvisionnement en ligne. Les acheteurs et les vendeurs peuvent utiliser ce système contre paiement.
Aspects liés à la sécurité
Avec un processus exclusivement électronique, il y a bien sûr la notion de sécurité. Pour la garantir, il y a quelques éléments à garder à l’esprit.
Pour garantir que les données sont sécurisées et ne sont pas accessibles à des tiers, le transfert de données ne doit pas se faire via l’Internet public. Pour cela, il est recommandé aux entreprises, mais aussi aux fournisseurs, d’utiliser une connexion VPN sécurisée et cryptée.
Avec l’achat conventionnel, le problème est souvent que des données ou des informations sont perdues. Ce problème ne se produit pratiquement jamais avec l’e-procurement, ce qui garantit une transmission permissible.
Pour éviter les conflits et s’assurer que les deux parties (acheteur et vendeur) respectent leurs obligations, il convient de créer une signature numérique conforme à la loi.
Comment les différents pays utilisent-ils l’e-procurement ?
Italie
À partir d’octobre 2019, les entités publiques du secteur de la santé sont tenues de passer commande par voie électronique.
La France et l’Allemagne
La France et l’Allemagne travaillent sur une norme commune, connue sous le nom d’Order-X, pour traiter les commandes de manière numérique à l’avenir. Order-X offre un format uniforme que les deux parties peuvent utiliser.
Pays d’Europe du Nord
Le Danemark avait pour objectif de mettre en œuvre les catalogues, les bons de commande et les factures sous forme électronique d’ici janvier 2021.
En Suède, les autorités se sont fixées comme objectif en 2019 de passer à l’e-procurement dans les années à venir.
La Norvège s’est également fixé comme objectif d’utiliser l’e-procurement dans le secteur public entre 2020 et 2024.
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Andreas Milz
INPOSIA Spécialiste de la facturation électronique
