Eliminierung von Druck- und Papier-, Umschlag- und Briefmarkenkosten
Elektronischer Austausch von Rechnungen mit FatturaPA
Seit dem 01. September 2019 werden in Italien alle Rechnungen über eine zentrale Schnittstelle verschickt. Diese Schnittstelle ist das SdI – das Sistema di Interscambio. Das italienische Rechnungsformat ist FatturaPA, ein XML-Rechnungsformat für elektronische rechnungen nach Artikel 21, Absatz 1 des Präsidialerlasses 633/72.
FatturaPA steht für Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione und bedeutet übersetzt: „Elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung“. Unter dem Begriff werden sämtliche technischen und organisatorischen Maßnahmen zur elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zusammengefasst.
Breaking News: Fristen verschoben
Die Einführung der neuen Richtlinien in Italien wurde nun auf den 1. Januar 2022 verschoben. Die Behörde für Digitalisierung hat dabei neue Bedingungen für die Speicherung und Archivierung von elektronischen Dokumenten definiert. Daraufhin wurden am 17.05.2021 in Folge von mehreren Diskussionen und Änderungswünschen von verschiedenen Verbänden und Verwaltungen, die neuen Richtlinie Nr.371/2021 korrigiert. Um den betroffenen Parteien Zeit zur Anpassung zu geben, wurde die neue Frist bis zur Nutzung vom 7. Juni 2021 auf den 1. Januar 2022 verschoben. Die neuen Dokumente können auf der Website der Behörde eingesehen werden.
Am 20. April 2020 hat die italienische Steuerbehörde neue Regelungen veröffentlicht, die die Einführung der neuen FatturaPA Anforderungen erstmal verzögert. Der Zeitplan für B2B und B2G sieht nun folgendermaßen aus:
- Das neue Verfahren tritt ab 1. Januar 2021 in Kraft
- Das neue Verfahren wird in der Produktion ab 1. Oktober 2020 verfügbar
Die mit dieser Änderung verbundenen Spezifikationen wurden ebenfalls aktualisiert:
- Die neue Version 1.6.1 für die B2B Spezifikationen
- Die neue Version 1.3.1 für die B2G Spezifikationen
- Die neue Version 1.8.1 für die technischen Spezifikationen für die SDI Platform.
Beachten Sie, dass die Verfahren für B2B und B2G identisch sind.
Seit März 2020 akzeptiert die italienische Verwaltung elektronische Rechnungen nur noch in elektronischem Format, wenn sie über das Interchange System (SdI) verschickt werden. Über die Plattform Sdl wird der gesamte Rechnungsdatentransfer erfasst. Rechnungen, die nicht über FatturaPA versendet werden, haben keine Gültigkeit und müssen mit Strafen rechnen.
Im Business-to-Government(B2G)-Bereich folgt Italien bereits dem internationalen Standard und dem internationalen Trend zur elektronischen Rechnung. Allerdings ist die elektronische Rechnungsstellung nun auch im Business-to-Business (B2B)-Bereich obligatorisch. Seit dem 1. Januar 2019 muss jede Rechnung in Italien im B2B über das Sistema di Interscambio ausgetauscht werden.
Dies gilt sowohl für italienische Unternehmen mit einer MwSt.-Nummer als auch für in Italien registrierte Lieferanten und Dienstleister, die Rechnungen für italienische Unternehmen ausstellen. Das heißt, dass auch Unternehmen in anderen Ländern mit einer Niederlassung in Italien, davon betroffen sind.
Wie funktioniert FatturaPA?
Rechnungsdaten werden automatisch im Kunden-ERP-System erzeugt und an die INPOSIA Cloud übermittelt. Dafür kann ein beliebiges Austauschprotokoll gewählt werden, solange alle von FatturaPA geforderten Inhalte vorliegen. Wir nehmen in der INPOSIA Cloud Ihre Daten entgegen und übersetzen diese in das Zielformat, damit diese abschließend an Sdl übermittelt werden können.
Daraufhin retourniert der Web-Service von Sdl eine Empfangsbestätigung, die anzeigt, ob die Übermittlung erfolgreich war. Dabei kann die Rückmeldung entweder unvollständige Daten oder falsche Identifikations-IDs anzeigen oder positiverweise den Rechnungserhalt bestätigen. Damit wird allerdings nur der Erhalt bestätigt und noch nicht die Verarbeitung beim Empfänger.
Im Rahmen der zweiten Bestätigung, stellt der Sdl-Service die Rechnungsdaten für den Rechnungsempfänger bereit. Je nachdem ob genauere E-Mail Daten o.ä. enthalten sind, kann der Sdl-Service die Rechnung an den Empfänger weiter pushen. Sobald diese Rechnung vom Empfänger dann abgeholt wurde, erhält der Rechnungsaussteller eine zweite Bestätigung. Damit wird signalisiert, dass die Rechnung akzeptiert wurde.
Sollte die Rechnung nach 15 Tagen noch nicht durch den Empfänger abgeholt worden sein, versendet der Sdl-Service eine Verfallsmeldung und die Rechnung gilt als gescheitert und ist vor den Finanzbehörden nicht existent.
Bei INPOSIA kümmern wir uns um diesen Prozess für Sie und nehmen die Bestätigungen entgegen, können Sie auf Wunsch auch in Ihr ERP-Wunschformat konvertieren, um die Bearbeitungsstand auch in Ihrem eigenen ERP-System anzeigen zu lassen. Damit kann Ihr ERP in Echtzeit sagen, ob eine Rechnung beim Empfänger angekommen ist, oder nicht.
Kennen Sie schon unseren Cloud OnePager?
Merkmale von FatturaPA
FatturaPA besteht aus einer XML-Datei, entsprechend dem FatturaPA-Format. Dies ist das einzige akzeptierte Format vom SdI.
Mithilfe einer elektronischen Signatur, welche im Auftrag des Rechnungsstellers erstellt wird, wird gewährleistet, dass der Inhalt der Rechnung echt ist. Gleiches gilt für die Authentizität der Herkunft. Die elektronische Signatur ist Pflicht für alle Rechnungen, die über Sdl ausgetauscht werden. Zwei Formate sind für die elektronische Signatur zulässig:
- CAdES-BES (CMS Advanced ELektronic Signature)
- XAdES-BES (XML Advances Electronic Signature)
Um die elektronische Signatur kümmert sich INPOSIA natürlich für Sie vor der Übermittlung der Rechnungsdaten.
Zur Übermittlung wird ein eindeutiger Identifikationscode benötigt. Dieser Code ist an die jeweilige Stelle der öffentlichen Verwaltung gebunden, an die die Rechnung gerichtet ist.
Der Gesetzgeber fordert außerdem, dass die Rechnungen für mindestens 10 Jahre archiviert werden müssen. Ein solches Archiv benötigt eine entsprechende Zertifizierung, die sogenannte AgID-Zertifizierung. Diese gewährleistet die Konformität der Archivierung mit den italienischen Gesetzen.
Vorteile von FatturaPA
Übertragung von Rechnungsdaten
Um an die Plattform angebunden, gibt es zwei Möglichkeiten. Bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungsdaten stehen eine manuelle und automatisierte Übermittlung zur Verfügung.
Manuelle Übermittlung
Bei der manuellen Übermittlung ist eine durch den Menschen manuelle Handlung notwendig – was für die Übermittlung von großen Rechnungsmengen ungeeignet ist. Diese beiden manuellen Kanäle stehen zur Verfügung:
- Übermittlung mittels zertifizierter E-Mail (PEC)
- Eingabe der Rechnungsdaten über ein Webformular
Die zweite Option bietet sich dabei besonders für kleinere Unternehmen an, da sie kostenlos ist.
Automatisierte Übermittlung
Mit der automatischen Übertragung können Daten direkt aus dem Managementsystem (ERP) des Unternehmens exportiert und an das Interchange System übertragen werden. Diese Methode eignet sich sehr gut für hohe Rechnungsvolumen. Es stehen verschiedene Webservice und sFTP-Übertragungskanäle zur Verfügung.
INPOSIA Solutions bietet einen eigenen zertifizierten und registrierten Kanal mit SDI für die automatische Übermittlung von Rechnungen aus Ihrem ERP-System.
Registrierung bei FatturaPA
Sie möchten sich nun gerne bei FatturaPA registrieren? Dafür muss Ihre Anmeldung zunächst durch eine berechtigte Person der italienischen Niederlassung erfolgen. Sollten Sie allerdings auf einen EDI-Dienstleister, wie z.B. INPOSIA zurückgreifen, entfällt diese Registrierung. Wir übernehmen die Datenübermittlung an den Sdl-Service für Sie. Wenn Sie die Anmeldung als Unternehmen eigenständig durchführen, so können folgende Arten von Zugangsdaten verwendet werden: Entratel, Fisconline, Carta Nazionale die Servizi (Italienische Bürgerkarte).
Für die anschließende Registrierung eines technischen Übertragungskanal benötigt die Plattform folgende Informationen:
Abschließend werden alle technischen Details, wie z.B. Zertifikate und Zugangsdaten an Ihre PEC-E-Mail-Adresse gesendet.
Mit INPOSIA meistern Sie jede Herausforderung!
Nach all diesen Informationen ist es offensichtlich, dass dieser Prozess mit FatturaPA viele technische und gesetzliche Anforderungen erwartet und darum relativ komplex ist. Als Digitalisierungsspezialist müssen hierbei viele Details und Voraussetzungen beachtet werden. Dennoch sollten Sie einen Partner wählen, der die Anforderungen in Italien gut kennt und auch schon viele italienische Unternehmen erfolgreich dabei unterstützt. Denn ein erfahrener Partner kann Sie bei der Implementierung bequem begleiten, kennt die internationalen Anforderungen und sorgt so effektiv für Ihre Automatisierung.
INPOSIA ist der Partner, der sich vollkommen auf Ihre Bedürfnisse einstellen kann und flexibel in der Anwendung ist. Wählen Sie zwischen der INPOSIA Suite oder der INPOSIA Cloud. Handhaben Sie Ihre Cloud Private oder Public, oder Ihre Suite mit eigenem Rechennetz oder per Managed Service. Die Möglichkeiten sind vielfältig und wir haben die Möglichkeiten unsere Produkte perfekt auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Gemeinsam mit Ihnen finden wir die Lösung, die am besten zu Ihnen passt! Machen Sie sich e-Invoicing mit FatturaPA so einfach wie nur möglich.
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Dann treten Sie mit unseren e-Invoicing-Experten in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Muzaffer Havcarci
INPOSIA e-invoicing Spezialist
