Name der Körperschaft
Elektronische Rechnungsstellung
Welche Anforderungen gelten für
In Spanien ist die elektronische Rechnungserstellung schon sehr weit verbreitet und vorangeschritten. Dennoch ist sie bisher noch nicht für alle Steuerzahler obligatorisch.
Seit 2015 ist die Erstellung elektronischer Rechnungen für Lieferanten und Serviceleister, die mit der öffentlichen Verwaltung Geschäfte und Transaktionen durchführen, Plicht. Generell müssen seither alle Rechnungen von Lieferanten und Gläubigern auf elektronischer Art und Weise an die Verwaltungsbehörde übergeben werden.
Eine elektronische Rechnung wird in einem XML-Format erstellt, dem sogenannten FacturaE und muss mindestens 5 Jahre lang vom Aussteller archiviert werden.
Breaking News im August 2021
In Spanien wurden nun Maßnahmen eingeführt, die zur Senkung der Elektrizitätspreise helfen sollen. Denn die spanische Regierung hat den Mehrwertsteuersatz für bestimmte Stromlieferungen auf 10% gesenkt und dies soll noch bis Ende 2021 gelten. Darüber hinaus wurde auch angekündigt, dass im dritten Quartal 2021 die Steuer auf den Wert der Stromerzeugung ausgesetzt werden soll.
Wie bereits in unserem anderen Blogbeitrag erwähnt, passt sich Spanien nun auch an das neue EU-Mehrwertsteuer-Paket an. Im Kontext dieser E-Commerce Regelungen hat das Finanzministerium die entsprechenden Steuerformulare genehmigt.
Zusätzlich dazu bemüht sich das Land weiterhin um die Verhinderung von Steuerbetrug und hat zu diesem Zweck die subsidiäre Haftung für Mehrwertsteuerzahlungen auf Einfuhren und die Verbrauchssteuern auf Alkohol und Kohlenwasserstoffe ausgeweitet. Diese Maßnahmen gelten seit dem 1. Januar 2021.
Das System FACeB2B
Um elektronische Rechnungen zu versenden, gibt es in Spanien eine bestimmte Plattform, die das Versenden und Empfangen elektronischer Rechnungen automatisieren. Bis 2018 wurde die Plattform FACe („Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas“) verwendet, bis dann das System unter dem Namen FACeB2B ausgeweitet wurde.
Für Unternehmen, die Rechnungen über 5.000€ für die Verwaltung ausstellen, ist die Nutzung dieser Plattform verpflichtend. Für alle anderen spanischen Firmen ist die Nutzung von FACeB2B zwar erlaubt, aber auf freiwilliger Basis. In beiden Fällen wird eine Rechnung aber nur dann anerkannt, wenn sie gemäß den Vorschriften des FacturaE-Formates entspricht und die entsprechenden Angaben enthält.
Es gibt kein Portal, auf welchem man die Rechnungen hochladen kann, denn dies erfolgt über ein Webservice. Über diesen Webservice können folgende Vorgänge getätigt werden:
Unternehmen fordern einen spezialisierten Dienstleister an, der dann den Webservice in die Software des Unternehmens, die meistens einer ERP-Software entspricht, integriert. Danach ist es dem Unternehmen möglich, einen fließenden Rechnungsdatenaustausch mit dem spanischen Webservice zu gewährleisten.
Wie läuft der Prozess der Rechnungssendung ab?
Das Versenden einer elektronischen Rechnung über das System FACeB2B erfolgt grob gesagt in drei Schritten: die Registrierung, die Anforderungen an die Rechnungen und die Generierung der Rechnung.
Im ersten Schritt muss sich ein Unternehmen für FACeB2B registrieren. Hierfür ist ein sogenannter DIRe-Code notwendig, damit das Unternehmen in dem System authentifiziert werden kann. Dieser Code wird durch die Eintragung des DIRe (Directorio de Entidades) generiert. Auch der Dienstleister, den das Unternehmen beauftragt hat, muss in diesem System registriert und zusätzlich als ESF (Empresa de Servicios de Facturación) vom Unternehmen autorisiert sein.
Als nächsten Schritt müssen elektronische Rechnungen alle Anforderungen haben. Die Rechnungen müssen dem Format FacturaE entsprechen, also grundsätzlich im XML-Schema ausgestellt sein. Bisher ist es keine Pflicht für B2B-Benutzer, eine elektronische Signatur zu erstellen, dies könnte in der Zukunft jedoch eingeführt werden. Daher wird Unternehmen empfohlen, sich darauf schon einmal vorzubereiten und entsprechende Vorkehrungen zu tätigen.
Anschließend wird die Rechnung dann generiert. Die Rechnung muss in ein, dem ERP-System entsprechendes, Format umgewandelt werden, damit sie eingelesen und verarbeitet werden kann.
Übermittlung mithilfe eines Dienstleisters
Das Unternehmen exportiert zunächst die Rechnung aus dem ERP-System in ein entsprechendes Format. Danach wird diese umgewandelte Rechnung an den Dienstleister gesendet, der dann dafür zuständig ist, dass diese in ein FacturaE-Dokument transformiert wird. Anschließend wird die Rechnung an das System FACeB2B gesendet und der Rechnungsempfänger kann sie entgegennehmen. Dieser muss allerdings, sowie alle anderen Parteien, in dem DIRe registriert sein, was man über den Code überprüfen kann. Zuletzt wird das Unternehmen vom Dienstleister über den Status der Rechnung informiert. Dies erfolgt über das ERP-System des Unternehmens.
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Muzaffer Havcarci
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