Schnellere Übertragung und Abwicklung
Was ist EDI?
Mit Electronic Data Interchange (EDI) werden geschäftliche Dokumente in Form von strukturierten Daten elektronisch ausgetauscht. EDI deckt hierbei elektronische Prozesse, Protokolle für den Austausch und die Kommunikation sowie Standards für den Austausch ab. Für den Austauschprozess muss ein Standard ausgewählt werden, den beide Parteien nutzen können. Zudem wird ein einheitliches Format festgelegt, in dem die Dokumente ausgetauscht werden. Die Datenqualität sowie die Datenvalidität sind wichtige Voraussetzungen für die Automatisierung des Datenaustausches, weshalb es wichtig ist, diese ständig zu überwachen.
Vorteile von EDI
Der automatisierte elektronische Datenaustausch bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich. Hier haben wir einige wichtige Vorteile für Sie aufgelistet:
Was sind EDI-Nachrichten?
EDI-Nachrichten stellen die Dokumente dar, die im EDI-Prozess elektronisch ausgetauscht werden. Darunter fallen Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Gutschriften und Speditionsaufträge. Bevor die EDI-Nachrichten den Absender verlassen, muss die Validität gründlich geprüft werden, damit sie auch dem Standard entsprechen, den die Parteien ausgewählt haben.
Probleme mit EDI-Nachrichten
Wenn EDI-Nachrichten nicht konform sind, kann dies zu erheblichen Problemen sowie zu unnötigen Kosten führen. Wenn eine nicht-konforme EDI-Nachricht versendet wird, wird der Geschäftsprozess unterbrochen, was zu hohen Geldstrafen führen kann. Zudem muss die EDI-Nachricht wieder zurückgesendet bzw. umgebucht werden, was ebenfalls zusätzliche Kosten für den Versender zur Folge hat. Die Korrekturmaßnahmen, die vorgenommen werden müssen, finden meistens manuell statt, was ebenfalls mehr Kosten verursacht als die automatisierte Variante. Neben dem Mehraufwand und den zusätzlichen Kosten, braucht es zudem geschultes und hoch qualifiziertes IT-Personal, die die Fehlerkorrekturen vornehmen, was wiederum ebenfalls mit hohen Kosten verbunden ist. Um Probleme, wie die oben genannten zu vermeiden, raten wir Ihnen, immer sicherzustellen, dass Ihre EDI-Nachrichten, die Sie versenden den entsprechenden Vorgaben entsprechen und eine hohe Qualität haben. INPOSIA als erfahrener EDI-Anbieter hat immer die passende Lösung!
Typische Fehler bei EDI-Nachrichten
Es ist besonders wichtig, dass vor dem Datenaustausch alle Maßnahmen sowie Anforderungen abgeklärt und vereinbart werden. Denn diese spielen eine wichtige Rolle für die Weiterverarbeitung der Dokumente durch den Empfänger. Werden die Vereinbarungen also nicht so eingehalten, wie vorher abgesprochen, kann es zu inhaltlichen sowie technischen Fehlern der EDI-Nachricht kommen.
Inhaltliche Fehler
Hierbei handelt es sich um den Dateninhalt, der übertragen wird. Wenn der Inhalt mehr oder weniger oder sogar anders ist, als vereinbart, dann führt das zu Fehlern beim Empfänger. Wenn Daten, die voneinander abhängig sind, fehlerbehaftet sind, führt dies auch zu massiven Problemen in der Weiterverarbeitung des Dateninhaltes.
Technische Fehler
Diese Fehler entstehen, bei fehlerhafter Struktur oder falschem Datenformat. Oftmals wird eine andere Struktur oder ein anderes Format als vorher abgesprochen, verwendet. Wenn dann beispielsweise zusätzliche Felder vorhanden sind oder Felder sogar fehlen, können Fehler beim Output der EDI-Nachricht entstehen. Zudem muss der Empfänger den Versender informieren, wenn er Änderungen an dem Format oder der Struktur vorgenommen hat und andersrum genauso, denn hierdurch entstehen ebenfalls häufig Fehler.
Eine gute und verständliche Kommunikation ist hier also besonders wichtig, denn so können die oben genannten Fehler ganz einfach vermieden werden.
Was ist EDI-Compliance?
EDI-Compliance beschreibt die Vorgaben, die die Parteien vor dem Versenden einer EDI-Nachricht miteinander absprechen und festlegen. Es ist wichtig, dass jedes versendete Dokument genau den ausgemachten Anforderungen entspricht, denn ansonsten kann mindestens einer der beiden Parteien die Dokumente nicht weiterverarbeiten und es kommt zu den oben genannten Problemen. Handelt es sich um ein B2B-Unternehmen, so besitzen diese meistens eine EDI-Guideline, in der alle Anforderungen geschildert sind. Bei Unternehmen im B2G-Bereich sind die EDI-Voraussetzungen meistens in Gesetzen und Richtlinien der Regierung verankert. Es ist wichtig, dass jeder Geschäftspartner einen Transformator hat, der das EDI-Format aus seinem und in sein ERP-System transformiert. Außerdem ist es wichtig, die Konformität der EDI-Nachrichten zu prüfen, ob sie den EDI-Standards und -Anforderungen eines Handelspartners entsprechen. Dies kann eine EDI-Schnittstelle, wie INPOSIA, ganz einfach für Sie übernehmen.
Nun sind Sie über die wichtigsten Aspekte rund um das Thema EDI,
EDI-Nachrichten und EDI-Compliance bestens informiert. Bei weiteren Fragen steht Ihnen INPOSIA als erfahrener EDI-Anbieter gerne zur Verfügung!
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Wir sind gerne für Sie da – telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Muzaffer Havcarci
INPOSIA e-Invoicing-Spezialist
