Was versteht man unter einem EDI-Dokumentenstandard?
Was ist der Unterschied zwischen Dokumententypen und Transportprotokollen?
Was für Dokumentenstandards und Transportprotokolle gibt es?
Welche Dokumententypen und Protokolle werden am meisten genutzt?
In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über unterschiedliche EDI-Formate und den Unterschied zu den gängigen Transportprotokollen. Zudem stellen wir Ihnen eine Auswahl der meist genutzten EDI-Standards vor.
Entwicklungen im Bereich des elektronischen Datenaustauschs gewinnen immer mehr an Bedeutung. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit eine direkte Schnittstelle zu ihren Geschäftspartnern zu schaffen und hierdurch signifikante Produktivitätssteigerungen zu erzielen. Wer sich aber noch nicht intensiv mit den unterschiedlichen Technologien und Prozessen beschäftigt hat, ist meistens von der Vielzahl an Fachbegriffen überwältigt. In unserem Ratgeber wollen wir Ihnen, von grundlegenden Begriffen bis hin zu komplexen Austauschprozessen, die Welt digitaler Geschäftslösungen verständlich näher bringen, damit auch Sie die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse erkennen und schon bald für sich nutzen können. Unser internationales Spezialisten-Team unterstützt Sie mit unseren smarten Geschäftslösungen auf jedem Schritt ihrer Reise zum digital Champion!
Unter einem EDI-Dokumententyp versteht man im Allgemeinen die individuelle Vorgabe eines bestimmten Dateiformates an den Aufbau und Inhalt eines EDI-Dokumentes (z.B. Rechnung, Bestellung, Auftragsbestätigung). Durch eine Vielzahl von Dokumententypen werden die Bedürfnisse unterschiedlichster Anspruchsgruppen hinsichtlich der Dokumenteigenschaften berücksichtigt. Die Verwendung einheitlicher Dokumentenstandards gewährleistet, dass sowohl die Sender- als auch Empfängersysteme die ausgetauschten Informationen korrekt interpretieren können.
Beispiel-Dokumententypen:
Haben sich Unternehmen dazu entschieden Kommunikations- und Datenaustauschprozesse über EDI-Schnittstellen abzuwickeln, stellt sich die Frage, wie die Übertragung unterschiedlicher Dokumententypen erfolgen soll. Mithilfe von unterschiedlichen EDI-Protokollen erfolgt die Verschlüsselung und Übertragung einer jeden EDI-Nachricht. Ein Protokolltyp kann als eine Art Sprache verstanden werden, über welche IT-Systeme miteinander kommunizieren. Theoretisch kann ein EDI-Transfer über jede elektronische Übertragungstechnologie betrieben werden. Ein Großteil der Übertragungen findet heutzutage dennoch über das Internet statt. Auch die Anzahl der verfügbaren Protokolle ist durch die Entwicklung neuer Technologien stetig gewachsen.
Beispiel-Transportprotokolle:
Durch eine Vielzahl von Dokumententypen werden die Bedürfnisse unterschiedlichster Anspruchsgruppen hinsichtlich der Dokumenteigenschaften berücksichtigt. Durch die Verwendung einheitlicher Dokumentenstandards wird gewährleistet, dass sowohl die Sender- als auch Empfängersysteme die ausgetauschten Informationen korrekt interpretieren können. Dokumentenstandards sind folglich strikte Vorgaben an das Layout eines EDI-Formates und basieren auf folgenden Bausteinen:
Allgemein
UN/EDIFACT ist einer der am weitesten verbreiteten Dokumentenstandards für internationalen und branchenübergreifenden Datenaustausch. Der Begriff EDIFACT steht für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Dieser Dokumententyp repräsentiert demnach den elektronischen Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Verkehr, gemäß den Anforderungen der Vereinten Nationen.
Nach der Veröffentlichung des ersten branchenübergreifenden Dokumentenstandards (X.12) durch das American National Standards Institute, folgte die Einführung des globalen EDIFACT-standards durch die UNO im Jahr 1988. Die fortlaufende Wartung und Entwicklung des Standards erfolgt durch das sogenannte United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT).
Der detaillierte Aufbau einer EDIFACT Nachricht wird in den offiziellen und jährlich aktualisierten Standarddokumenten festgehalten. Durch die UN/CEFACT werden jährlich zwei EDIFACT-Standardversionen erarbeitet. Das erste Release des Jahres wird durch die Jahreszahl gefolgt vom Buchstaben A und das zweite Release eines Jahres durch die selbe Jahreszahl sowie den Buchstaben B gekennzeichnet.
Der EDIFACT-Standard definiert unterschiedliche Regeln für den Aufbau diverser Standardnachrichten. Diese Regeln orientieren sich an den Bausteinen allgemeiner EDI-Formate. Die Syntax bestimmt die Regeln für den Aufbau einer Nachricht. Datenelemente bilden die kleinste Einheit einer EDIFACT-Datei. Mehrere gleichartige Datenelemente bilden Segmente. Nachrichten bestehen aus einer geordneten Sequenz von Segmenten.
EDIFACT bietet Unternehmen die Möglichkeit multinational und branchenübergreifend Dokumente elektronisch auszutauschen. Viele Branchen haben Abwandlungen des Hauptstandards (Subdialekte oder Subsets) etabliert, um eine Automatisierung branchentypischer Informationen zu realisieren. Beispiel für branchenspezifische Abwandlungen:
Nachrichtentypen
EDIFACT-Dokumente werden durch eine Kennung mit sechs Buchstaben ausgezeichnet.
Nachrichtenstruktur
Jedes EDIFACT-Dokument folgt einem festen Dateiaufbau und besitzt eine feste Grundstruktur. Diese Grundstruktur ist erforderlich, um die automatisierte Verarbeitung der Nachricht zu ermöglichen.
Allgemein
ANSI ASC X12 steht für American National Standards Institute (ANSI) Accredited Standards Committee (ASC) X12 und wird üblicherweise mit X12 abgekürzt. X12 wurde im Jahr 1979 entwickelt um die Standardisierung von EDI-Dokumenten in Nordamerika zu fördern. Der X12-Standard ist vor allem in nordamerikanischen Märkten stark vertreten, während in Europa überwiegend EDIFACT bzw. dessen Subsets verwendet werden. X12 wird global von ca. 500.000 Unternehmen verwendet. Auch bei X12 haben sich branchenspezifische Abwandlungen des Hauptstandards etabliert.
Beispiel für branchenspezifische Subsets:
AIAG – Automotive Industry Action Group
CIDX – Chemical Industry Data Exchange
EIDX – Electronics Industry Data Exchange Group (CompTIA)
HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act
PIDX – American Petroleum Institute
UCS – Uniform Communication Standard
VICS – Voluntary Interindustry Commerce Standards
Nachrichtentypen
X12 verfügt über eine umfassende Auswahl an über 300 unterschiedlichen Nachrichtentypen, welche im Gegensatz zur sechsstelligen EDIFACT- und TRADACOMS-Kennung, durch eine dreistellige Kennziffer abgebildet werden (z. B. 810 für Rechnungen).
Nachrichtenstruktur
Nachfolgend einige obligatorische Standard-Segmente eines X12-Dokuments:
ISA – Beginn des Austauschs
GS – Beginn der Funktionsgruppe
ST – Beginn des Transaktionssatzes
SE – Transaktionsende-Set
GE – Ende der Funktionsgruppe
IEA – Ende des Austauschs
Wie bei allen EDI-Dokumenten setzen sich diese Segmente wiederum aus Elementen zusammen.
Allgemein
Der Dokumentenstandard TRADACOMS im Jahr 1982 bereits einige Jahre vor dem UN-Standard EDIFACT veröffentlicht und war ursprünglich für die Nutzung innerhalb des britischen Binnenhandels gedacht.
Nachrichtentypen
Trotz der im Vergleich zu EDIFACT niedrigen Nutzungsrate zählen 26 unterschiedliche Nachrichtentypen zum TRADACOMS-Standard. Ähnlich wie bei EDIFACT wird auch innerhalb des TRADACOMS-Standards, jedem Nachrichtentyp eine Referenz aus sechs Buchstaben zugeordnet. Das Format der Nachricht ist jedoch nicht einheitlich. So kann eine Übertragung an einen Geschäftspartner aus einer Verkettung von Nachrichten bestehen. Eine einzige Bestellung würde üblicherweise einen Bestellkopf (ORDHDR), mehrere Bestellungen (ORDERS) sowie einen Bestellanhang (ORDTLR) beinhalten. Einzelne Bestellnachrichten können sich zwischen dem ORDHDR und ORDTLR zudem wiederholen.
Nachrichtenstruktur
Nachfolgend sind vier der am häufigsten verwendeten Standard-Segmente eines TRADACOMS-Dokuments:
STX – Beginn des Austauschs
MHD – Beginn der Nachricht
MTR – Ende der Nachricht
END – Ende des Austauschs
Allgemein
Im Jahr 1901 wurde der Verband der Deutschen Automobilindustrie (VDA) von deutschen Automobilunternehmen gegründet und entwickelte als einer der ersten Verbände 1977 eigene EDI-Formate. Alle VDA-Standards wurden in Deutsch veröffentlicht, da bei deren Entwicklung nicht von einer globalen Nutzung des Dokumentenstandards ausgegangen wurde. Zur Identifikation der einzelnen Dokumentelemente sind demzufolge Deutschkenntnisse erforderlich, da für VDA keine elementbezogene Namenskonvention existiert und deutsche Fachbegriffe nicht ohne Weiteres interpretiert werden können.
Nachrichtentypen
Jeder VDA-Nachrichtenstandard verfügt über eine eindeutige Identifikationsnummer mit vier Ziffern. Das Dateiformat 4905 ist zum beispielsweise eine Lieferprognose. Im Vergleich zu EDIFACT und X12 werden im Rahmen des VDA-Standards anstatt Segmenten oder Trennzeichen feste Datenelemente mit konstanter Länge, sogenannte Fixed-Length-Format-Elemente, verwendet. Besitzt ein Datensatz nicht die erforderliche Länge, werden Leerzeichen verwendet, um die vorhandenen Lücken zu schließen.
Nachrichtenstruktur
Das Fixed-Length-Format erschwert durch die begrenzte Menge an übertragbaren Daten die Konvertierung von Daten in andere EDI-Dateiformate. Aufgrund dessen werden VDA-Dokumentstandards schrittweise durch EDIFACT-Dateiformate ersetzt. Die VDA-Standards sind praktisch eine Untergruppe der EDIFACT-Standards, welche überwiegend in der Automobilindustrie angewendet werden. Der VDA hat eigens Vorschläge für den Übergang zu EDIFACT veröffentlicht, um Nutzer ihres Dokumententyps beim Umstieg auf EDIFACT zu unterstützen.
Allgemein
Die Universal Business Language (UBL) wurde 2003 gegründet und kann als Sammlung von standardisierten XML-basierten Geschäftsdokumentenformaten gesehen werden. Die Organisation zur Förderung von Standards für strukturierte Informationen (OASIS) ist Eigentümer der UBL, welche ihren Dokumententyp allen Unternehmen kostenlos zur Verfügung stellt. Durch die Verwendung einer XML-Struktur unterscheidet sich UBL von traditionelleren EDI-Dokumentenformaten. Besonders die XML-basierten Übertragungen sind leichter auszulesen, als andere EDI-Dateiformate. Andererseits sind XML-Dateiformate erheblich größer als andere EDI-Dateiformate. Innerhalb der EU gilt UBL als empfohlener Dokumentenstandard zum Austausch von Informationen über das e-Procurement-Netzwerk PEPPOL. Durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU ist die Relevanz von UBL weiter gestiegen, da öffentliche EU-Einrichtungen gemäß der vorgenannten Verordnung zum elektronischen Austausch von Rechnungen verpflichtet sind.
Nachrichtentypen
Bei seiner Gründung verfügte UBL über sieben EDI-Dateiformatstandards. Bis zur Veröffentlichung der Version 2.2 im Jahr 2018 stieg die Anzahl auf über 80 Dokumenttypen.
Nachrichtenstruktur
Vergleichbar mit X12 ist auch der UBL-Nachrichtentypen in Kategorien höherer Ebenen unterteilt. Zu diesen zählen wie folgt:
Zu den UBL-Nachrichten selbst gehören validators, generators, parser (Syntaxanalysierer) und authoring-software.
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