Das deutsche E-Rechnungsgesetz (2014/55/EU) sorgt dafür, dass Kommunen und Behörden nun auf den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen umstellen müssen. Das Gesetz besagt, dass ab dem 18. April 2020 alle Kommunen in Deutschland fähig sein müssen elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten zu können.
April rückt immer näher und doch fragen sich noch viele, welche Anforderungen für den Bund nun gelten, was das E-Rechnungsgesetzt genau besagt und welche Rolle PEPPOL dabei spielt.
Das E-Rechnungsgesetz ist am 27. November 2018 in Kraft getreten. Dieses besagt, dass ab dem 27. November 2020 öffentliche Auftraggeber, so Kommunen und Behörden, verpflichtet sind auf elektronischen Rechnungsversand umzustellen. Davon sind der Empfang, die Bearbeitung und der Versand von elektronischen Rechnungen betroffen. Die entsprechenden Gesetze und Verordnungen der einzelnen Bundesländer und vom Bund werden rechtskräftig bis zum 17.04.2020.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche am 26. Mai 2014 in Kraft getreten ist verpflichtet die öffentlichen Auftraggeber Ihre elektronischen Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten. Laut der Kommission sollte bis 2020 die elektronische Rechnungsstellung als führende Methode eingesetzt werden. Die Kommission wollte dabei kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit bieten von den Vorteilen des e-Invoicings, wie dem Einsparpotential, zu profitieren.
Dabei sollen kleine Unternehmen und Mittelständler insbesondere von der Möglichkeit der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse profitieren.
So sagte auch schon Dr. Ole Schröder, Parlamentarischer Staatssekräter im Bundesministerium:
“Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes ist ein weiterer Meilenstein in der E-Government-Strategie der Bundesregierung. Die elektronische Rechnungslegung trägt zu einer enormen Entbürokratisierung, Kosteneinsparung und schnelleren Abwicklung der Zahlungen bei.”
Am 6. September 2017 wurde von der Bundesregierung eine Verordnung aufgesetzt, um das E-Rechnungsgesetz zu ergänzen und diverse Details zu klären.
Diese Ergänzung gilt als sogenannte E-Rechnungs-Verordnung.
Wie oben schon genannt ist das E-Rechnungsgesetz am 27. November 2018 in Kraft getreten. Seitdem sind die dort vorgeschriebenen Vorschriften für Bundesministerien und Verfassungsorgane gültig. Für alle Bundesbehörden gilt das E-Rechnungsgesetz seit November 2019.
Hierbei können Rechnungen ab 1.000€ per e-Invoicing an den Bund transferiert werden. Ab dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten, die Rechnungen an den Bund stellen, diese in bestimmten Formatvorgaben, als sog. XRechnung, einreichen.
Die ZRE (= Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) wurde von der Bundesrepublik Deutschland, als Portal für den elektronischen Rechnungsaustausch, entwicklet. Dieses Portal soll der Bundesverwaltung, bei Rechnungsstellung und -sendung, sowie der Umstellung auf e-Invoicing unterstützen.
Seit dem 20. November 2018 steht die ZRE (= Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) allen Unternehmen, die mit dem Einkauf von Bundesverwaltungen zu tun haben, zur Verfügung. Über das Portal xrechnung.bund.de können alle e-Rechnungen als XRechnung an die Bundesverwaltung übertragen werden. Die ZRE fungiert dabei als zentraler Rechnungseingang.
Um elektronische Rechnungen an öffentliche Verwaltungen anderer europäischer Länder zu schicken kommt hierbei meist das PEPPOL Netzwerk zum Einsatz. Das EU-weite Projekt PEPPOL (= Pan-European Public Procurement OnLine) ermöglicht es international tätigen Unternehmen, Ihre Kommunikation bei den Beschaffungsprozessen elektronisch abzuwickeln. Dabei können e-Rechnungen an öffentliche Institutionen oder private Unternehmen geschickt werden.
Der Daten- oder Dokumentenaustausch erfolgt per Zugriff auf das OpenPEPPOL-Netzwerk über Access Points. Es gibt verschiedene Anbieter, welche Sie an das PEPPOL-Netzwerk anbinden. Dort können Sie dann mit allen PEPPOL Teilnehmern, die an das Netzwerk angeschlossen sind, kommunizieren und Rechnungen austauschen.
Das PEPPOL-Netzwerk wird schon von diversen europäischen und internationalen Ländern genutzt. Das Netzwerk wurde sogar von der deutschen Regulierungsbehörde in Bezug auf B2G-e-Invoicing vorgeschrieben.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung kommt meist im Austausch mit Behörden und Kommunen, also öffentlichen Verwaltungen, zum Einsatz. Durch die Vorgabe der Europäischen Union, die XRechnung als Standard einzuführen, soll eine Grundlage geschaffen werden, den elektronischen Datenaustausch im öffentlichen Sektor zu garantieren.
Durch die Richtlinie 2014/55/EU hat Deutschland begonnen die XRechnung als Standardnorm einzuführen und sich der EU-Norm zu verpflichten. Diese Norm ist somit einheitlich für den Bund, Länder und Kommunen, geregelt. Die XRechnung gilt als zukunftssicherer Standard, da diese kostenfrei zur Verfügung steht und durch den klare & festgelegte Kontrollen stattfinden.
Gibt es Alternativen zur XRechnung?
Hier lautet die Antwort: JEIN!
Hier gilt, dass der Rechnungssteller auch ein anderes Rechnungsformat, das sogenannte Format ZUGFeRD 2.1, verwenden kann. Dies gilt aber auch nur dann, wenn die Länder dies in Ihren Rechnungsverordnungen zulassen und es fachlich erforderlich ist. Die mit ZUGFeRD 2.1 erstellten Rechnungen müssen dabei auch unbedingt der EU Norm entsprechen. ZUGFeRD 2.1 erfüllt in aller Regel alle Normen, die auch die XRechnung erfüllt. Bei öffentlichen Verwaltungen gilt jedoch hauptsächlich die XRechnung als Standardformat.
Muss zukünftig jeder E-Rechnungen empfangen & versenden können?
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und versenden zu können gilt momentan nur für die öffentlichen Auftraggeber, so Kommunen und Behörden, des sog. oberschwelligen Vergabebereich. Wie im E-Rechnungsgesetz vorgeschrieben müssen jedoch bis April 2020, spätestens bis November 2020, alle öffentlichen Verwaltungen, auch im unterschwelligen Vergabebereich, auf den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen umgestiegen sein.
Die Pflicht des E-Rechnungsgesetzes entfällt erst dann, wenn es sich um einen Direktauftrag handelt (Ein Auftrag bis zu einem Wert von 1000€ und ohne Umsatzsteuer). Somit gilt die E-Rechnungspflicht ab einem Auftragswert von 1000€.
Brauche ich für die Umstellung neue Software?
Für die Umstellung auf elektronischen Datenaustausch bei der Rechnungsstellung ist keine zusätzliche oder neue Software nötig, lediglich Anpassungen der vorhandenen Software werden von Nöten sein, damit die neuen Rechnungsformate generiert, transferiert und bearbeitetet werden können.
Wie stelle ich auf E-Invoicing um?
Da für die Umstellung auf e-Invoicing keine zusätzliche Software benötigt wird, werden eher unternehmensinterne Anpassungen vorgenommen werden müssen. Zunächst wird ein interner Rechnungseingang benötigt und Workflows zum Rechnungsmanagement erarbeitet werden müssen. Zudem wird ein revisionssicheres Archiv benötigt.
Diverse Dienstleister unterstützen Sie bei der Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand.
Diese prüfen gemeinsam mit Ihnen zunächst:
Auch die INPOSIA kann Sie bei der Umstellung auf e-Invoicing unterstützen und ist dabei genau der richtige Partner.
Dann treten Sie mit unseren e-Invoicing-Experten in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Muzaffer Havcarci
INPOSIA e-Invoicing Spezialist
E-Invoicing in 2020 in den skandinavischen Ländern