Alles Wissenswerte über e-Invoicing in Südamerika

Nachdem 2001 die freiwillige elektronische Rechnungserstellung eingeführt wurde, wurde diese Regelung 2014 auf alle Unternehmen ausgeweitet.

Im Jahr 2017 führte die Steuerbehörde SII (Servicio de Imquestos Internos) neue Regelungen für die Umsatzsteuererklärung ein:

• Personen, die elektronische Rechnungen ausstellen, müssen sich bei der SII registrieren, damit sie DTE (elektronische Steuerdokumente)-Rechnungen ausstellen können
• Hierfür muss ein elektronisches Zertifikat für die Signatur der Rechnung beantragt werden
• Nach der Registrierung erhält man eine digitale Signatur CAF (Folio Authorization Code)
• Steuerzahler sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im XML-Format, vor dem Versand an den Kunden zur Vorabgenehmigung einzureichen, dies geschieht über einen offiziellen e-Invoicing-Anbieter
• Nachdem die SII diese bestätigt hat, sendet es die Rechnung an den Dienstleister, damit dieser sie an den Kunden weiterleiten kann
• Der Kunde ist dann verpflichtet, die Rechnung in seinem Buchhaltungssystem zu buchen
• Der Dienstleister bestätigt dann dem Kunden den Erhalt der SII-geprüften Rechnung mit einer digital signierten Benachrichtigung (Bestätigung und Annahme)
• 6 Jahre Speicherung

Seit 01.April 2019 sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Die elektronische Rechnung basiert in Argentinien auf einem Autorisierungscode, der von der AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) ausgestellt wird. Für die Signatur des Codes, dem sogenannten CAE (Código de Autorización Elecrónico), ist ein Zertifikat erforderlich. Es wird generell keine elektronische Signatur auf der Rechnung verlangt, jedoch muss der Webservice, der den Code beantragt, mit einem digitalen Zertifikat, ausgestellt in Argentinien, signiert werden.

Anforderungen:

Durch den elektronischen Autorisierungscode wird die Steuerkontrolle erleichtert. Dieser Code befindet sich auf der Rechnung, die dann an den Kunden geschickt wird.

Es ist ein XML-Format für den CAE erforderlich, jedoch kann die endgültige Rechnung, die der Empfänger bekommt, in jedem standardmäßigem Format erstellt werden.

Die Rechnung muss zehn Jahre beim Aussteller und beim Empfänger gespeichert werden.

In Brasilien wird die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungserstellung strikt umgesetzt. Die brasilianische Steuerbehörde SEFAZ (Secretaria da Fazenda) macht die elektronische Rechnung in verschiedenen Formaten für alle Steuerzahler und Aussteller von Steuerunterlagen obligatorisch.

• Für den Warentransport wird die NF-e verwendet, die der SEFAZ des zuständigen Bundesstaates vor dem Versand der Produkte übermittelt wird
• Logistikunternehmen verwenden CT-e Rechnungen (Conheçimento de Transporte Eletrônico), die ebenfalls bei der SEFAZ gemeldet werden
• Dienstleistungsunternehmen verwenden NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços), hier wird die steuerliche Kontrolle von der „Prefeitura“ (jeweilige Gemeinde) ausgeübt

Elektronische Steuerunterlagen müssen durch ein Zertifikat signiert werden, das von der brasilianischen Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Außerdem ist eine elektronische Unterschrift erforderlich durch ein Zertifikat, das von der zuständigen brasilianischen Behörde ausgestellt wird.

Elektronische Rechnungen müssen für fünf Jahre archiviert werden.

Nachdem in Kolumbien die elektronische Rechnungserstellung lange Zeit freiwillig war, wurde sie im Jahr 2019 Pflicht. Laut dem Billentis-Report 2021 weitet Kolumbien diese Pflicht auf weitere Nutzergruppen aus und es müssen noch mehr die elektronische Rechnungserstellung anwenden.

Der Austausch elektronischer Rechnungen muss über einen zertifizierten Dienstleister erfolgen. Ziel der obligatorischen
e-Rechnung ist es, die Zahl des Steuerbetrugs zu halbieren.

• Unternehmen, die in den fünf vorangehenden Jahren Nummernbereiche für die elektronische Rechnungsstellung entsprechend Dekret 1929 beantragt haben, sind dazu verpflichtet, die E-Rechnung innerhalb einer Frist von sechs Monaten einzuführen
• Große Steuerzahler, die von der DIAN (Dirección de Impuequestos y Aduanas Nacionales) ausgewählt wurden, und ein monatliches Volumen von über drei Millionen Rechnungen aufweisen, haben zusätzliche drei Monate Zeit, das Projekt einzuführen
• Januar 2019: Große Steuerzahler, die technische Schwierigkeiten haben
• Im Laufe des Jahres 2019: Die DIAN wird die Implementierungsfristen mitteilen, wobei je nach Wirtschaftstätigkeit ein unterschiedlicher Zeitplan festgelegt wird

Eine elektronische Signatur ist verpflichtend, damit die Authentizität und die Integrität garantiert werden kann. Diese erfolgt über ein digitales Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wird.

Des Weiteren ist die Verwendung eines fortlaufenden Nummerierungssystems erforderlich, welches, nach der Zulassung als elektronischer Rechnungsaussteller, bei der DIAN angefordert werden muss. Die DIAN stellt dann eine Rangfolge und den digitalen Kontrollschlüssel aus, was zur Erstellung des Código ùnico de Factura Electrónica (CUFE) benötigt wird. DER CUFE besteht aus der in der Rechnung enthaltenen verketteten Daten und dem Kontrollschlüssel, ermöglicht eine einfache Identifizierung und garantiert die Unversehrtheit. Er wird mittels eines SHA1-Algorithmuses verschlüsselt.

Elektronische Rechnungen müssen in einem speziellen UBL (Universal Business Language)-Format, welches auf dem XML-Standard aufbaut, erstellt werden.

Gespeichert werden müssen die Rechnungen solange, wie es im Steuergesetz festgelegt ist.

Laut Billentis-Report von 2021 ist Mexiko unter den Top-Ländern, was das globale E-Invoicing-Volumen betrifft.

Im Jahr 2011 wurde die Verwendung von elektronischen Rechnungen für große Steuerzahler verpflichtend. Drei Jahre später wurde diese Vorschrift dann auf alle Unternehmen ausgeweitet.

Diese basiert auf der elektronischen Rechnung Comprobante Fiscal por Internet (CFDI). Sie besteht aus einer XML-Datei und einer lesbaren PDF-Version. Die Rechnung wird durch den mexikanischen SAT (Servicio de Administracion Trinutaria) digital zertifiziert.

• Steuerzahler müssen sich bei SAT für eine Bundessteuerzahlregistrierung anmelden
• erhalten einen elektronischen Signaturschlüssel (FIEL) und einen digitalen Stempel (Certificado de Sello Digital, CSD) von SAT
• Sie müssen ein von der Regierung zugelassenes E-Invoicing-Unternehmen (PAC) beauftragen, das die Rechnungen bei der Ausstellung validiert und stempelt

• Lieferant erstellt die E-Rechnung (eindeutige Lieferanten-Rechnungsnummer erforderlich)
• Diese wird elektronisch an den PAC übermittelt, der sie validiert und mit dem CSD-Stempel des Lieferanten zurückschickt
• PAC sendet gleichzeitig die abgestempelte Rechnung an den SAT
• Buchhaltungssystem des Lieferanten erstellt dann die PDF-Version der Rechnung
• XML-Version einer CFDI muss die FIEL des Emittenten enthalten
• Um eine CFDI zu stornieren, muss ein Antrag des Lieferanten über den PAC gestellt werden, Gutschrift nicht möglich, Kunde muss innerhalb von 72 Stunden den Antrag genehmigen oder ablehnen

In Peru wird das meistverbreitete E-Rechnungsmodell verwendet. Im Jahr 2015 wurde schrittweise begonnen, Rechnungen in das digitale Format umzustellen. Im Laufe des Jahres 2018 wurde dann die Vorschrift zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen verpflichtend. Das Modell, das in Peru verwendet wird, unterstützt auch internationale Standards, sodass die Anbindung vereinfacht wird.

Die elektronische Rechnung in Peru (CPE = Comprobantes de Pago Electrónicos) wird vom System der elektronischen Rechnungsausstellung SEE (Sistema de Emisión Electrónica) reguliert. Neben Rechnungen, müssen auch Verkaufsbelege, Gut- und Lastschriften elektronisch ausgestellt werden.

• Juli 2019: Unternehmen des Finanz- und Versicherungssektors und alle Spar- und Kreditorengenossenschaften, denen keine öffentlichen Mittel genehmigt werden, die von der Aufsichtsbehörde kontrolliert werden und verkaufssteuerpflichtige Operationen tätigen
• Januar 2020: alle Operationen zum Verwalten privater Pensionsfonds, Bildungseinrichtungen, Technische Zentren für Fahrzeugprüfung, Dl-Unternehmen im Bereich des öffentlichen Personenbahnverkehrs/Wassergüterverkehrs auf nationalem Gebiet/Luftfracht/außergewöhnlichen Passagierluftverkehrs
• Laut dem Billentis-Report 2021: Peru weitet die Pflicht, Rechnungen elektronisch auszustellen, auf weitere Nutzergruppen aus

Die Rechnungsaussteller registrieren sich im SOL-System und wählen ein Betreiber für elektronische Dienste (OSE = Operador de Servicios Electrónicos) aus.

Eine elektronische Signatur ist erforderlich und die Rechnung wird anschließend für fünf Jahre gespeichert.

Seit 01.Dezember 2020 gilt in Uruguay die Regelung, dass Unternehmen, die mehr als 305.000 UI (ca. 6500€) in Rechnung stellen, eine elektronische Rechnung (CFE = Comprobantes Fiscales Electrónicos) erstellen müssen.

Für die Standardisierung und die Verwaltung der Prozesse von e-Rechnungen ist die DGI (Dirección General Impositiva) zuständig.

Um am CFE-System teilzunehmen, müssen sich Steuerzahler zuvor bei der DGI registrieren und die steuerlichen Anforderungen erfüllen.

Eine elektronische Signatur ist erforderlich.

Für jede Rechnung wird eine Nummer ausgestellt und bei der DGI gemeldet. Nachdem die Empfangsbestätigung eingegangen ist, kann die Rechnung an den Empfänger übermittelt werden.

Rechnungen müssen im XML-Format erstellt und fünf Jahre archiviert werden.