Am 27. November 2018 ist das deutsche E-Rechnungsgesetz (2014/55/EU) in Kraft getreten. Dieses besagt, dass ab dem 27. November 2020 öffentliche Auftraggeber, so Kommunen und Behörden, verpflichtet sind, auf die Bearbeitung von E-Rechnungen umzustellen. Davon sind der Empfang, die Bearbeitung und der Versand von elektronischen Rechnungen betroffen.
Was als Vereinfachung geplant war, kompliziert die Situation jedoch nur: Jedes Bundesland hat seine eigenen Regeln und Vorschriften, manche reagieren schneller, manche langsamer. Was dafür gedacht war, 60-80 Prozent der Kosten zu sparen, wirft nun nur noch Fragen auf. Welches Rechnungsformat? Was passiert, wenn Lieferanten bundeslandübergreifende Aufträge entgegennehmen? Die technischen und gesetzlichen Unterschiede stellen die Länder vor ein großes Chaos.
Machen Sie es sich und Ihrer Kommune auf jeden Fall bewusst, dass PDF kein E-Rechnungs-Format und damit ungültig ist. Die Rechtsverordnung definiert XRechnung sowie Formate, die kompatibel mit dem CEN-Standard sind, als zulässig.
Um rechtzeitig zur Deadline alle Gesetzesvorgaben erfüllen zu können, sollten Sie außerdem so früh wie möglich eine Ist-Analyse ihrer IT-Struktur vornehmen.
Gesetz auf Bundesebene
Für alle Bundesbehörden gilt das E-Rechnungsgesetz seit November 2019. Hierbei können Rechnungen ab 1.000€ per e-Invoicing an den Bund transferiert werden. Ab dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten, die Rechnungen an den Bund stellen, diese in bestimmten Formatvorgaben, als sog. XRechnung, einreichen.
Baden-Württemberg
Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung des Landes ist dort
bereits seit dem 1. Januar 2016 in Kraft getreten, eine entsprechende ERechnungs-
Verordnung liegt allerdings noch nicht vor.
Plattform: Über das Serviceportal service-bw.de soll ein Service für den zentralen
Rechnungseingang bereitgestellt werden
Möglichkeiten zur Übermittlung: ohne Angabe
Zulässige Formate: nur XRechnung
Art der Empfängeridentifikation: ohne Angabe
Grenzwerte: Ober- und unterschwellig (Öffentlichen Auftraggeber des Landes,
Sektorenauftraggeber sowie Konzessionsgeber); oberschwellig (Auftraggeber der
Gemeinden und der Gemeindeverbände)
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: Ab 1. Januar 2022
(Ausnahmeregelungen)
Startdatum: 18. April 2020
Bayern
Bayern setzt zunächst eine dezentrale Lösung für elektronische Rechnungen ein.
Plattform: /
Möglichkeiten zur Übermittlung: E-Mail, Peppol, De-Mail
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.1, alle CEN-konformen Formate
Art der Empfängeridentifikation: keine Leitweg-ID nötig
Grenzwerte: im unterschwelligen Bereich erst ab 21.12.2024
Rechnungsstellungspflicht
Brandenburg
Das Bundesland hat sich für eine eigene Plattformlösung, die
„Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“(OZG-RE)
entschieden.
Plattform: OZG-RE
Möglichkeiten zur Übermittlung: Portal, Peppol, E-Mail
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.1, alle CEN-konformen Formate
Art der Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/Peppol-ID
Grenzwerte: keine Angabe
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nein
Startdatum: 1. April 2020
Berlin
Berlin hat in 2019 ein eigenes E-Rechnungs-Gesetz beschlossen, wobei sogar
mittlerweile eine eigene Verordnung dafür verabschiedet wurde.
Plattform: OZG-RE
Möglichkeiten zur Übermittlung: Webservice, Peppol, E-Mail, De-Mail, Fileupload
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.1, alle CEN-konformen Formate
Art der Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/Peppol-ID
Grenzwerte: Annahme- und Verarbeitungspflicht im unterschwelligen Bereich
greift erst zum 31.12.2024
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nein
Startdatum: 16. April 2020
Bremen
Bremen gilt als einer der Vorreiter hinsichtlich E-Rechnung, da dort bereits heute
die Einreichung von elektronischen Rechnungen in jedem CEN-konformen Format
möglich ist.
Plattform: zERIKA
Möglichkeiten zur Übermittlung: Webservice via Peppol, E-Mail, De-Mail,
Weberfassung
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.1, alle CEN-konformen Formate
Art der Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/Peppol-ID
Grenzwerte: ohne Angabe
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: ab 27.11.2020
Startdatum: bereits aktiv
Hamburg
In Hamburg gilt, ähnlich wie für Bremen, bereits heute elektronische
Rechnungsstellung an die Verwaltung zum Alltag. Allerdings gilt dort weder ein
E-Rechnungs-Gesetz noch eine Verordnung.
Plattform: Zentraler Rechnungseingang der Kasse Hamburg
Möglichkeiten zur Übermittlung: Webservice via Peppol, E-Mail
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.1, weitere E-Rechnungsformate
Art der Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/Peppol-ID
Grenzwerte: ober- und unterschwellig
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nicht geplant
Startdatum: bereits aktiv
Hessen
In Hessen ist aktuell kein zentraler Rechnungseingang geplant, aber
könnte womöglich noch zukünftig als Option in Frage kommen.
Plattform: keine zentrale Lösung in Planung
Möglichkeiten zur Übermittlung: zunächst E-Mail, später eventuell
Webservice via Peppol
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.1, weitere
E-Rechnungsformate
Art der Empfängeridentifikation: Leitweg-ID mit
Feinaddressierung durch das Hessische Finanzministerium
Grenzwerte: oberschwellig
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nein
Startdatum: 18. April 2020
Mecklenburg-Vorpommern
Seit 2016 verfügt Mecklenburg-Vorpommern über ein eigenes E-Government
Gesetz. Konkrete Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung sind darin
nicht beinhaltet.
Plattform: Zentrale Plattform geplant
Möglichkeiten zur Übermittlung: in Planung
Zulässige Formate: ohne Angabe
Art der Empfängeridentifikation: ohne Angabe
Grenzwerte: ober- und unterschwellig vorgesehen
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: ohne Angabe
Startdatum: 18. April 2020
Niedersachsen
Obwohl in Niedersachsen das E-Rechnungsgesetz bereits verabschiedet sein
sollte, ist es das aber noch nicht. Im Gesetzentwurf besteht eine Verpflichtung der
öffentlichen Auftraggeber zum elektronischen Rechnungsempfang ab 27.11.2019.
Plattform: Zentraler Rechnungseingang über eigenes Landesportal geplant
Möglichkeiten zur Übermittlung: zunächst Weberfassung und E-Mail, später auch
Peppol
Zulässige Formate: alle CEN-konformen Formate
Art der Empfängeridentifikation: Leitweg-ID
Grenzwerte: ober- und unterschwellig ab dem 18.04.2020 für alle Behörden des
Landes
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: vorgesehen für Neuvergaben
Startdatum: eigentlich 27.11.2019
Nordrhein-Westfalen
Seit Mitte 2018 besteht ein eigenes E-Government Gesetz, inklusive eigener
E-Rechnungs-Verordnung, die auch bereits verabschiedet ist. Die Besonderheit
in NRW ist, dass die Verpflichtung von Lieferanten zur elektronischen
Rechnungsstellung jedem öffentlichen Auftraggeber selbst überlassen ist.
Plattform: Vergabeportal des Landes NRW
Möglichkeiten zur Übermittlung: Weberfassung, E-Mail, De-Mail, Fileupload,
Webservice
Zulässige Formate: nur XRechnung
Art der Empfängeridentifikation: ohne Angabe
Grenzwerte: unabhängig vom Auftragswert
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: Verpflichtung der Lieferanten steht
jedem Auftraggeber frei
Startdatum: 1. April 2020
Rheinland-Pfalz
Das entsprechende Landesgesetz zur Umsetzung der EURichtlinie
ist in Rheinland-Pfalz zwar gebilligt, aber noch nicht
verschiedet.
Plattform: Konzeption eines landeseigenen ZRW auf Basis des
Architekturkonzepts von Bund und Bremen geplant
Möglichkeiten zur Übermittlung: Peppol, E-Mail, Fileupload
Zulässige Formate: ohne Angabe
Art der Empfängeridentifikation: ohne Angabe
Grenzwerte: ohne Angabe
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: ohne Angabe
Startdatum: im April 2020
Saarland
Das Saarland besitzt ein eigenes IT-Innovationszentrum und
setzt für den zentralen Rechnungseingang auf die Lösung von
Rheinland-Pfalz. Ein eigenes E-Rechnungs-Gesetz wurde zwar
verabschiedet, aber die entsprechende Verordnung noch nicht.
Plattform: Kooperation mit Rheinland-Pfalz zur Mitnutzung des
geplanten Landesportals
Möglichkeiten zur Übermittlung: Peppol, E-Mail, Fileupload
Zulässige Formate: ohne Angabe
Art der Empfängeridentifikation: ohne Angabe
Grenzwerte: Die Verpflichtung zum Empfang und zur
Verarbeitung gilt unabhängig von der Überschreitung der
festgelegten Schwellenwerte
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: ohne Angabe
Startdatum: 18. April 2020
Sachsen
In Sachsen ist geplant sämtliche sächsischen Behörden an die ZRE anzubinden. Dafür wird die
sächsische Routinekomponente (ZRL) zwischengeschaltet, um elektronische Rechnungen von der
ZRE abzuholen und an Rechnungsempfänger in Sachsen weiterzuleiten.
Plattform: ohne Angabe
Möglichkeiten zur Übermittlung: ohne Angabe
Zulässige Formate: ohne Angabe
Art der Empfängeridentifikation: ohne Angabe
Grenzwerte: ohne Angabe
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nein
Startdatum: 18. April 2020
Sachsen-Anhalt
In Sachsen-Anhalt besteht seit 2019 ein E-Government-Gesetz. Darin sind
allerdings keine Vorgaben zum elektronischen Rechnungsempfang durch die
Verwaltung festgelegt. Ein E-Rechnungs-Gesetz dafür folgte Ende 2019. Die
entsprechende E-Rechnungsverordnung ist noch in Planung.
Plattform: ohne Angabe
Möglichkeiten zur Übermittlung: ohne Angabe
Zulässige Formate: ohne Angabe
Art der Empfängeridentifikation: ohne Angabe
Grenzwerte: ohne Angabe
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nein
Startdatum: 18. April 2020
Schleswig-Holstein
Bereits heute werden in Schleswig-Holstein elektronische Rechnungen an verschiedene Empfänger
aus der öffentlichen Verwaltung versandt. Seit dem 27.11.2019 ebenfalls im vorgesehenen Format
XRechnung.
Plattform: Zentraler Rechnungseingang per De-Mail
Möglichkeiten zur Übermittlung: mindestens De-Mail, aber je nach Empfänger auch E-Mail,
Webservice und Peppol
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.1 und alle CEN-konformen Formate
Art der Empfängeridentifikation: eigene Leitweg-ID, neu eine Peppol-ID für alle Kommunen
geplant
Grenzwerte: Landesbehörden ober- und unterschwellig, andere Behörden und Kommunen nur
oberschwellig
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nein
Startdatum: 18. April 2020 auch für Kommunen
Thüringen
Bereits seit dem 27.11.2019 kann man in Thüringen elektronische Rechnungen an die Verwaltung
versenden, auch im Format X-Rechnung.
Plattform: OZG-RE
Möglichkeiten zur Übermittlung: Weberfassung, E-Mail, De-Mail, Fileupload, Service (Peppol)
Zulässige Formate: XRechnung
Art der Empfängeridentifikation: Leitweg-ID, Peppol-ID
Grenzwerte: ober- und unterschwellig
Rechnungsstellungspflicht beim Lieferanten: nein
Startdatum: 27.11.2019
Die XRechnung wird meist im Austausch mit Behörden und Kommunen, also öffentlichen Verwaltungen, eingesetzt. Durch die Vorgabe der Europäischen Union, die XRechnung als Standard einzuführen, soll eine Grundlage geschaffen werden, den elektronischen Datenaustausch im öffentlichen Sektor zu garantieren.
Mit der Richtlinie 2014/55/EU hat Deutschland begonnen, die XRechnung als Standardnorm einzuführen und sich der EU-Norm zu verpflichten. Diese Norm ist somit einheitlich für den Bund, Länder und Kommunen, geregelt. Die XRechnung ist der Standard der Zukunft, da er Unternehmen kostenfrei zur Verfügung steht und ständig durch klare und festgelegte Kontrollen abgesichert wird.
Mehr oder weniger. Hier gilt, dass der Rechnungssteller auch ein anderes Rechnungsformat, das sogenannte Format ZUGFeRD 2.1, verwenden kann. Dieses ist aber auch nur dann gültig, wenn die Länder dies in Ihren Rechnungsverordnungen zulassen und es fachlich erforderlich ist. Die mit ZUGFeRD 2.1 generierten Rechnungen müssen dabei auch unbedingt mit der EU-Norm konform sein. ZUGFeRD 2.1 und die XRechnung erfüllen in der Regel die selben Normen. Jedoch gilt bei öffentlichen Verwaltungen hauptsächlich die XRechnung als Standardformat.
Für die Umstellung auf elektronischen Datenaustausch bei der Rechnungsstellung benötigen Sie keine zusätzliche oder neue Software, lediglich Anpassungen der vorhandenen Software werden nötig sein, damit die neuen Rechnungsformate generiert, transferiert und bearbeitetet werden können.
Wenn Sie auf e-Invoicing umstellen wollen, sollten Sie zunächst die technischen Bedingungen Ihres Unternehmens überprüfen. Für eine effektive Umstellung brauchen Sie intern einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungsworkflow und ein revisionssicheres Archiv. Neben den technischen Komponenten sind dies die Hauptvoraussetzungen für die Digitalisierung. Der übliche Projektvorgang für eine Umstellung auf e-Invoicing stellt der VeR (= Verband elektronischer Rechnungen) in vier Schritten vor:
INPOSIA ist genau der richtige Partner für Sie, wenn Sie Ihr Unternehmen auf e-Invoicing umstellen und Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren wollen.
Dann treten Sie mit unseren e-Invoicing-Experten in Kontakt. Wir sind gerne für Sie da. Telefonisch, per E-Mail oder persönlich bei Ihnen vor Ort!
Muzaffer Havcarci
INPOSIA e-Invoicing Spezialist
e-Invoicing 2021: Gesetzliche Anforderungen, die Sie nicht verpassen sollte...